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7 dicas para uma reunião de negócios produtiva

7 dicas para uma reunião de negócios produtiva

Ter reuniões de negócios faz parte da vida de todo empreendedor. Seja com funcionários, clientes ou fornecedores, todo mundo acaba passando por estes momentos.

As reuniões são indispensáveis para o bom funcionamento da empresa, pois têm o objetivo de coletar informações sobre os processos operacionais, discussão de novos projetos, feedbacks, comunicação de mudanças e avaliações.

Muitas vezes, a reunião não é aceita de forma amigável por alguns colaboradores. Isso se deve ao fato de alguns a acharem pouco produtiva ou porque estão cheios de atividades.

Para que a reunião não se torne um monólogo, é imprescindível encontrar maneiras de atrair a atenção e participação de toda a equipe. Para saber como se portar e obter o melhor resultado separamos algumas dicas para quem precisa ter reuniões produtivas.

1- Prepare-se

Primeiramente, é preciso focar na sua apresentação pessoal. Além da postura, é fundamental ter uma dicção clara. Mostrar boa educação é essencial! Portanto, chegue com antecedência no local, tenha consideração pelas outras pessoas. Também verifique se o seu celular está desligado. Caso precise mantê-lo ligado, certifique-se de que ele está no silencioso. Além disso, é importante prestar atenção nas pessoas em volta, evitando ficar olhando para o aparelho o tempo todo.

Outra ótima dica é o domínio da pauta da reunião. Deixe claro que você tem competência para executar o projeto a ser fechado. Preste atenção no tom de voz, na qualidade dos seus argumentos e na sua postura. Tente expressar seu ponto de vista de uma maneira menos impositiva, pois isso pode afastar o interesse dos demais. Enquanto as outras pessoas falam, tente não interromper. Você deve ouvir com atenção a fim de manter a troca de ideias num ritmo amigável. Pode parecer óbvio, mas muitas pessoas esquecem que essas atitudes influenciam o fechamento de negócios!

2- Controle o tempo da reunião

A primeira atitude a ser tomada, é comunicar à equipe a duração estimada da reunião. Para isso, é fundamental planejar os assuntos que serão apresentados. Esse planejamento irá ajudá-lo a deixar o encontro mais organizado, evitando perda de foco. Além disso, é fundamental que a reunião comece no tempo previsto, com tolerância máxima de cinco minutos de atraso.

Também é importante estar ciente de que nem todos os colaboradores podem deixar seus afazeres para participar da reunião. Por isso, é essencial conscientizá-los sobre a importância da reunião e marcar um horário que não atrase a demanda das atividades. O horário de encerramento também deve ser cumprido. Caso o assunto se estenda e a maioria da equipe não puder continuar, é melhor agendar o debate da pauta para outro dia.

Outra recomendação é que as reuniões sejam realizadas no início da manhã ou no meio da tarde, desde que não coincida com o horário de término do expediente, pois as pessoas tendem a ficar ansiosas, o que pode prejudicar a produtividade do encontro.

3- Ouça o que todos têm a dizer

A maioria das reuniões de negócios tem o objetivo de comunicar uma decisão já tomada. Porém, é crucial deixar os colaboradores expressarem suas opiniões. Por isso, a pessoa que irá conduzir a reunião deve fazer uma breve introdução das etapas e assuntos a serem seguidos, depois abrir espaço para que a equipe possa opinar. Lembre-se de que é importante administrar o tempo para que mais pessoas possam ser ouvidas.

Conhecer o ponto de vista de cada um é fundamental para se ter uma ideia do nível de satisfação de cada um. Ao perceber que a reunião não está sendo produtiva, é importante interrompê-la e explicar o porquê está tomando essa atitude. Em casos de divergências, o condutor da reunião pode chamar as partes envolvidas para uma conversa particular a fim de solucionar o problema.

4- Antecipe a pauta

O ideal é antecipar os assuntos que serão abordados na reunião com um dia de antecedência. Isso possibilita que o encontro seja mais produtivo e eficaz, uma vez que as surpresas são evitadas e as propostas trazidas pelos colaboradores sejam mais criativas e assertivas devido ao tempo que tiveram para pensar sobre a pauta a ser discutida.

5- Use recursos visuais

A utilização de recursos visuais pode deixar a reunião mais atrativa. Isso ocorre pelo fato de que as pessoas conseguem ter uma melhor noção dos assuntos a serem tratados quando utilizamos gráficos e dados específicos, por exemplo. Além dos slides, o uso de outros aplicativos podem tornar a apresentação mais impactante.

6- Utilize gatilhos mentais

Quando o objetivo da reunião é o fechamento de um negócio, você pode utilizar gatilhos mentais a seu favor. Para isso, você pode utilizar técnicas de persuasão, como a escassez, urgência e novidade. Por exemplo, tudo que é novo gera curiosidade e, consequentemente, atrai mais pessoas de forma instintiva. Dessa forma, os gatilhos mentais podem instigar nos parceiros de negócios o desejo de fechar o contrato.

7- Invista nas técnicas de fechamento

Quando a reunião chegar ao fim, o condutor deve elencar rapidamente todos os pontos abordados, lembrando quem ficou responsável por tal demanda e abrir espaço para comentários e possíveis dúvidas. Além disso, é importante agradecer a presença de todos. Isso reforça uma imagem positiva! Caso uma nova reunião já esteja agendada, essa é a hora de anunciá-la aos envolvidos.

Agora que você já sabe como se portar em uma reunião de negócios e torná-la mais produtiva, é necessário que toda a empresa tenha consciência da importância desses encontros. Por isso, a aplicação dessas dicas pode trazer muito mais resultados!

Gostou do artigo? Então comente abaixo se você utiliza algumas dessas dicas ou se tem outra orientação a respeito do assunto.

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