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Certificado Digital: saiba como ele pode profissionalizar o seu negócio

Certificado Digital: saiba como ele pode profissionalizar o seu negócio

A gente sabe que no dia a dia do empreendedor há uma série de coisas para se fazer que podem parecer burocráticas (algumas, de fato são) mas necessárias para o crescimento da empresa. Uma delas é o Certificado Digital que será o reconhecimento da sua empresa diante dos órgãos públicos, como a Secretaria de Estado de Fazenda (Sefaz) ou do município.

Desde 2001, com a Medida Provisória n° 2.200-02 (MP 2.200-2), o dispositivo já faz parte do dia a dia das empresas. Porém, muitos não conhecem todas as utilidades e benefícios dessa tecnologia. A MP 2.200-2 é a norma que regula e valida os contratos digitais no Brasil e distingue a assinatura digital das outras ações eletrônicas.

O Certificado Digital deve ser gerado e assinado por uma Autoridade Certificadora que esteja de acordo com as regras estabelecidas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Além dessa tecnologia permitir a assinatura de documentos com validade jurídica, a empresa também pode utilizá-lo para enviar suas declarações de tributos e obrigações acessórias por meio eletrônico.

É importante salientar que para evitar fraudes e tornar o processo mais seguro, o documento só é emitido presencialmente com a apresentação dos documentos originais do titular. Somente os certificados de pessoas físicas podem ser renovados de forma online. Para as pessoas jurídicas a validação sempre será presencial.

Uma outra funcionalidade do Certificado Digital é a autenticação em sistemas e sites, assinar documentos, enviar, acompanhar e retificar a declaração do imposto de renda etc. Ele desburocratiza processos e concede mais segurança, confiabilidade e custo reduzido.

Certificado Digital para MEI


Muitos Microempreendedores Individuais (MEIs) têm dúvidas se o Certificado Digital é obrigatório. Segundo o artigo 102 da Resolução nº 94/20011, o MEI não é obrigado ao uso da certificação digital para cumprimento de obrigações principais ou acessórias, bem como para recolhimento do FGTS.

O documento serve como uma identidade eletrônica, podendo ser utilizada em diversas transações. Porém, se o empreendedor optar por emitir nota fiscal eletrônica pode ser exigida a certificação.

RG do mundo digital
O documento identifica pessoas e empresas no meio eletrônico por meio da criptografia de dados, garantindo a autenticidade e a integridade das operações realizadas.

“A legislação assegura que tudo o que for assinado ou operacionalizado via Certificado Digital tem validade jurídica”.

Garantia de mobilidade
O certificado também garante mobilidade, pois é possível formalizar negócios a longas distâncias. Por exemplo, um empreendedor de Curitiba pode fechar um negócio com alguém que está no Nordeste sem precisar sair do lugar. Para assinar os documentos, basta acessar a plataforma por meio de um tablet, celular ou computador.

Agilidade, praticidade e redução de custos


O trabalho de gerir e assinar documentos é otimizada pelo Certificado Digital, uma vez que ele proporciona maior rapidez e segurança. Além disso, ele diminui gastos relacionados ao armazenamento e impressão de papéis, transporte e a mão de obra.

Tipos de Certificado Digital: A1 e A3
Os Certificados Digitais são classificados em A1 e A3. O primeiro, é um arquivo digital que pode ser instalado no emissor de notas fiscais eletrônicas ou na máquina e tem validade de um ano. Ele pode ser acessado de qualquer lugar e em alguns casos não há necessidade de instalá-lo na máquina, apenas no sistema para gerar nota fiscal. Já o segundo modelo é um dispositivo físico ou token, com validade de um até três anos. Esse modelo tem suas peculiaridades, como estar sempre conectado ao computador e não se integrar a softwares de emissão automática de notas fiscais eletrônicas.

Outros modelos de certificação digital
Existem diversos modelos de certificação digital, cada um depende das necessidades da empresa. Conheça as principais diferenças entre eles e escolha o que melhor atende sua demanda.

  • e-CPF: É a identidade digital de pessoas físicas no meio eletrônico;
  • Certificado Digital OAB: Exclusivo para advogados inscritos na Ordem dos Advogados do Brasil (OAB). Com ele, o profissional pode dar andamento a diversos processos;
  • e-CNPJ: É a versão eletrônica do CNPJ para emissão de nota fiscal eletrônica, transmissão de escrituração fiscal digital e obrigações acessórias. Além disso, o empreendedor pode utilizá-lo para fazer parcelamento eletrônico online e entrega das declarações, como Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), Identificador de Objeto Digital (DOI) e Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e ter acesso ampliado no site da Receita Federal do Brasil;
  • ME-EPP: Essa versão é criada especificamente para micro e pequenas empresas;
  • NFC-e: A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica serve para documentar as operações comerciais de venda presencial ou venda delivery sem geração de crédito de ICMS ao adquirente. Ela substitui o cupom fiscal emitida em muitos estabelecimentos.

Transações eletrônicas e a segurança das informações
Para fugir das fraudes é preciso tomar cuidado, principalmente, nas transações eletrônicas. O Certificado Digital evita fraudes e garante as informações trocadas no ambiente virtual, uma vez que possui uma Chave Pública ou Privada, que garante a segurança ao usuário. Ela funciona por meio de um sistema de criptografia assimétrica - os dados só serão acessados se o receptor possuir a chave correta para decodificá-los.

Bom, o Certificado Digital está se tornando uma peça básica na automação, profissionalização e crescimento do seu negócio. Com ele, você pode emitir notas fiscais eletrônicas e fazer diversas operações relacionadas às finanças da sua empresa.

E você, já adquiriu o Certificado Digital? Ainda ficou alguma dúvida? Compartilhe com a aqui nos comentários!

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Empresária| Mãe do Arthur | Especialista em Marketing Empresarial e Marketing Intelligence | Analista técnica Marketing Digital e Inbound Marketing

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