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Um guia de boas práticas Home Office, para pequenas e médias empresas, Startup.

Um guia de boas práticas Home Office, para pequenas e médias empresas, Startup.

Olá Pessoal, tudo certo? O trabalho remoto com a equipe distribuída já está presente no mercado de trabalho há algum tempo. Há alguns anos eu trabalhava em uma grande multinacional do setor de Eletrodomésticos e já liderava projetos com equipes espalhadas por várias partes do mundo, na China, na Índia, nos Estados Unidos entre outros.

Mas agora, devido a grave situação que estamos enfrentando, esta prática vem se intensificando e se posicionado talvez, como a principal alternativa de sobrevivência de alguns negócios.

E a dúvida que surge é: “É possível manter ou até mesmo aumentar a produtividade com o trabalho remoto com a equipe distribuída?”

Eu vou te mostrar aqui, 6 áreas de trabalho para você se concentrar, definir ou otimizar uma equipe distribuída de trabalho.

Então vem comigo que você verá que é possível aumentar a produtividade trabalhando remoto.

Problemas com a comunicação

O trabalho remoto com equipes distribuídas já estava presente e agora está se intensificando. Uma das maiores preocupações do empreendedor neste momento é com a perda de produtividade.

O trabalho remoto impacta diretamente na comunicação. Eu costumo dizer que mais de 90% dos nossos problemas da vida são causados por falhas na comunicação.

Muitas vezes falamos as coisas muito rápido, por falta de tempo no dia-a-dia, achamos que a pessoa entendeu, a própria pessoa acha que entendeu e quando vamos ver não era bem aquilo que estávamos pensando. E este desalinhamento pode causar diversos problemas: desde a compra do supermercado que seu parceiro fez e não trouxe o que você queria, até por exemplo um problema nacional ou mundial. Quer ver?

A Hidroxicloroquina foi anunciada por alguns como um possível tratamento para o Covid-19. Mesmo sem maiores indícios científicos, as pessoas correram comprar o produto, que começou a falta nas prateleiras para quem precisa dele para viver, como por exemplo, quem tem Lúpus. Sem entrar no mérito da questão, se ela é ou não eficiente, mas a comunicação desta notícia causou um transtorno enorme. Assim, este é um ponto típico de falhas na comunicação em uma escala global.

E a essência deste problema tem tudo a ver com o trabalho remoto com equipes distribuídas.

É possível colher benefícios com esta prática

Então o problema da comunicação em trabalhos remotos pode impactar a produtividade da sua empresa e da equipe, podendo trazer:

  • Sentimento de perda de controle e gestão;
  • Distanciamento maior entre as pessoas;
  • Diminuir as conexões do dia-a-dia;
  • Deixar o trabalho até mesmo sem emoção e motivação.

Isso é grave! Porém, existe uma luz no final do túnel. Sabendo que ele tem estes desafios, conseguimos trabalhar para diminuir ou eliminá-los.

Porque se conseguirmos transpor estas barreiras, podemos colher benefícios como:

  • Maior flexibilidade em geral, de horário e atividade;
  • Redução de infraestrutura;
  • Maior possibilidade para novas contratações, pois os potenciais colaboradores não precisam estar somente em sua cidade, podem estar em outro estado ou até mesmo país.

Esta situação nos forçará a otimizar nossos processos e desta forma, finalmente obtermos ganhos de produtividade com os melhores recursos, no melhor ambiente, utilizando os melhores processos e ferramentas e AUMENTAR A PRODUTIVIDADE.

Então eu vou te mostrar aqui 6 áreas de trabalho.

Contextualizando o trabalho remoto

É importante deixar claro, que eu entendo que nem toda função é possível ter este modelo de trabalho, não da maneira que as conhecemos. Por exemplo; um operador de manufatura ou o cozinheiro de um restaurante. Desta forma, em momentos de crise como este, como alternativa o empreendedor pode buscar outros recursos de treinamentos a distância.

Também entendo que existem negócios inteiros, pequenos e/ou outros que a atividade não suportam o trabalho remoto. Nestes casos o desafio é muito maior, o trabalho remoto não é uma alternativa e em tempos de crise eles tem uma questão muito mais emergencial, de sobrevivência, que exige uma gestão de crise muito mais intensa, com foco em controle de fluxo de caixa, inovação para gerar novas receitas e até mesmo manter as atuais e redução de custos e despesas.

Não é o ponto que vamos tratar aqui. Mas existe uma outra diversidade de empresas que podem sim, se beneficiar do trabalho remoto e ter equipes distribuídas de alto rendimento.

1. Definir as regras do Jogo

Para uma comunicação eficiente no contexto do trabalho remoto é necessário que se tenham as FERRAMENTAS ADEQUADAS, que se pratique a comunicação na FREQUÊNCIA CORRETA, mas também seja necessário muita EMPATIA e até mesmo o FEELING (sentimento) de que as coisas estão claras para todos.

Assim, a primeira coisa a se fazer para ter sucesso com o trabalho remoto é deixar bem claro as regras do jogo, por toda a estrutura do seu negócio, desde a liderança até o operacional.

Este alinhamento é fundamental para todo mundo falar a mesma língua.

Especialmente para este momento de crise como este, é muito importante deixar bem claro que essa é uma situação única, que os níveis de estresse causado por fatores externo vão aumentar e que isso é normal. Com isso, você pode disseminar a cultura de trabalho em equipe: “estamos juntos e vamos super isso juntos."

Também neste alinhamento é importante ter regras gerais e específicas, como exemplo:

  • Cronograma de agenda de reuniões: Será uma reunião semanal ou teremos reuniões diárias de 15 minutos;
  • Ferramentas que iremos utilizar: para chat é uma, para vídeo conferência é outra;
  • Disponibilidade da liderança: se mostrar aberto a receber mensagens e as metas gerais da companhia.

Já as regras específicas precisam ser definidas de acordo com o perfil de cada colaborador:

  • Senioridade: um júnior precisa de uma atenção muito maior se comparada a um sênior;
  • Comportamento: existem pessoas mais sensíveis e outras mais “casca grossa”;
  • Situação pessoal: são casados, solteiros, têm filhos.

Tudo isso, no contexto do trabalho remoto, é muito importante de ser considerado.

É dever de casa, o gestor fazer um planejamento específico por colaborador, para poder conseguir o melhor de acordo com o perfil e a situação de cada um.

Neste contexto, é muito importante VALORIZAR AS PESSOAS. Dar valor aos resultados gerados, criar um ambiente para troca de experiências pessoais e valorizar quem está com você neste time.

No trabalho remoto é fundamental que seja dada uma atenção especial ao emocional dos colaboradores. A perda do relacionamento presencial com outros colegas pode trazer um aumento no nível de estresse, que aliado a pressão externa de uma crise mundial e mesmo da relação com a família em casa, pode causar desmotivação e perda de produtividade.

Práticas como disponibilização de aconselhamento pessoal ou profissional (psicólogos) é bem-vinda, uma vez que muitos casos podem se agravar e ser necessário este tipo de intervenção. Então é melhor ser proativo e deixar disponível este serviço.

Com as regras bem definidas e comunicadas, agora é possível entender o próximo passo, o ambiente de trabalho.

2. O Ambiente agora é outro

A situação agora mudou. O que era antes somente levantar da cadeira e falar com o colega já não será mais tão simples. Para o ambiente de trabalho remoto serão necessárias ferramentas virtuais que garantam este relacionamento e a troca de informações.

Além de definir estas FERRAMENTAS, quando tratamos as regras do jogo, é papel fundamental da liderança garantir que todos tenham acesso e consigam utilizá-las.

As ferramentas como software são importantes, mas também é muito relevante olhar para a infraestrutura de trabalho: Cadeiras e mesas confortáveis, equipamentos; como computadores com microfones e câmeras para as conferências e até mesmo a conexão com a internet. Dependendo do nível da sua empresa, você terá que intervir em todas estas linhas. Porém, para empresas menores, mesmo que você não intervenha, é importante considerar estes pontos.

Também, o colaborador precisará de um guia; de como definir o seu ambiente de trabalho em casa, para minimizar as distrações com os filhos e família em momentos que é necessário dedicação.

Há uma mudança de paradigma aqui que é a flexibilização. Com o trabalho remoto, os colaboradores terão esta flexibilidade de ajustar os horários para conseguir se dedicar ao trabalho e a família.

A definição de um lugar separado na casa para trabalhar, como um quarto ou escritório, é uma boa prática aplicada.

O papel do empreendedor neste contexto é entender este cenário de flexibilização, prover as ferramentas de trabalho e auxiliar em seu uso e ajudar o colaborador a construir um ambiente saudável de trabalho em casa, definindo guias de boas práticas ou até mesmo promovendo a estrutura para que o próprio time dissemine esta informação.

3. A rotina também muda no trabalho remoto

Outro ponto importante é a rotina, o dia-a-dia do trabalho remoto. O colaborador estava acostumado a acordar, se preparar (tomar banho, trocar de roupa, tomar café, etc.), sair de casa e ao chegar no trabalho, ligar uma chave no modo “trabalho”. Esta situação é diferente.

É fundamental que seja colocada as boas práticas gerais para o andamento das atividades do dia-a-dia. Horários de reuniões fixas devem ser bem definidas e comunicadas, assim, todos podem se programar para atender as reuniões de um lugar propício.

É importante orientar que o colaborador comunique esta agenda com a família, podendo assim evitar situações constrangedoras nos momentos de reuniões por vídeo.

Pausas são muito importantes e respeito ao horário de trabalho, aquele tempinho para ir ao banheiro, tomar um café, alimentação e aos finais de semana são muito importantes para o bem estar do colaborador.

No planejamento da rotina, é importante considerar todos os momentos que antes, aconteciam dentro de um ambiente de escritório agora, estão confundidos dentro de um ambiente de casa. E o Empreendedor, deve primeiro entender esta mudança e ajudar sua equipe nestas definições e fomentar a discussão de boas práticas para melhor produtividade.

4. Priorizações precisam mudar

No contexto do trabalho remoto fica muito mais complicado medir os resultados por dia. É diferente de você passar na mesa da pessoa e perguntar como vão as coisas. Ou de você ver alguém olhando para o teto e perguntar sobre a atividade que deverá ser entregue até o final do dia.

As estregas devem ser ajustadas para semanais, e que durante a semana sejam feitos follow ups mais pontuais.

As metas devem estar bem claras para todos, assim ficará mais claro como esta sendo medido os resultados.

Também, é muito importante ter uma regra de prioridade das informações e condutas. Existem vários tipos de regras de priorização, mas, umas que podem ser seguida é:

  • Crítico: O produto parou de funcionar e o cliente não consegue executar o que precisa. Ação: Ligação e vídeo conferência o mais rápido possível com as pessoas necessárias para resolver o problema.
  • Alta: Não consigo evoluir com minha tarefa, preciso de ajuda ou de uma definição de um grupo. Ação: Resolver com uma ligação rápida ou chat no mesmo dia, se necessário chamar uma reunião, no máximo no próximo dia, com quem é fundamental para resolver a tarefa.
  • Média: Preciso resolver em algum momento para finalizar minha tarefa, mas consigo seguir. Ação: Chat ou e-mail para quem pode ajudar a resolver
  • Baixa: Não tem grandes implicações na entrega ou é um alinhamento apenas informativo. Ação: E-mail para registro.

Os follow ups devem ser bem definidos para não serem escassos, mas também não serem excessivos, afinal de contas, precisamos trabalhar. Assim, é importante entender o contexto do colaborador, seu grau de Senioridade, a criticidade da informação, para assim definir o grau de follow up necessário.

De qualquer forma, o conhecimento sobre equipe e a confiança em seu potencial serão fundamentais para que o grau de follow up seja adequado.

No trabalho remoto com equipes distribuídas, a avaliação da criticidade das informações deve ser constante. Informações de alinhamento podem ser feitas por e-mail. Caso o e-mail mostre que o desalinhamento é crítico, então faz sentido ser marcada uma reunião.

5. Reuniões terão que ser cada vez mais produtivas

Reunião sem pauta é conversa. Quem chamar uma reunião deve definir a pauta, colocar bem claro:

  1. Item;
  2. Quem são os responsáveis pelo item;
  3. O que é necessário definir;
  4. Quem são as pessoas que irão definir;
  5. Tempo máximo da discussão.

Salvo alguns momentos críticos de alinhamento organizacional, reuniões de trabalho eficientes possuem este formato. No trabalho remoto, esta característica pode fazer uma grande diferença na produtividade da equipe.

Depois, ao final da reunião, deve ser enviada a todos uma Ata com o plano de ação definido na reunião e seus responsáveis.

Outra estratégia para otimizar as reuniões é fazer esquemas em ferramentas mais visuais, como o Power Point por exemplo, que ajude a exemplificar o que você está querendo dizer. Desta forma, você aumenta as chances de que as outras pessoas estejam entendendo o que você está falando.

Um recurso que pode ser utilizado é compartilhar a sua tela com os demais participantes e mostrar no detalhe o que você está querendo dizer e onde precisa de ajuda. Quanto mais claro ficar o assunto para quem está participando da reunião, melhor será a produtividade da discussão.

5.1 Follow up, reuniões e gestão de crises

Em casos de problemas críticos, o contexto muda. Talvez sejam necessários follow ups diários, ou mesmo em vários períodos do dia, reunião mais frequentes e uma maior preocupação em explicar, comunicar e registrar os problemas, as ações, prazos e responsáveis.

O último ponto que eu gostaria de trazer, e talvez seja o mais importante neste contexto todo, talvez seja o mais negligenciado, são...

6. Os Pontos de contato da liderança com a equipe

Na gestão de times remotos e no relacionamento com as equipes distribuídas, é importante ter bem claro duas linhas de estratégia em pontos de contato com a liderança: Uma para as discussões técnicas, no sentido de Coaching e outra para o comportamental, que se dividem em momentos formais e informais.

Para o relacionamento técnico, ferramentas como e-mails, chats, vídeo conferência, modelos de comunicação de status, relatórios gerenciais, são fundamentais no dia-a-dia. Algumas ações ajudam a melhorar este processo. Depois de uma conversa, o colaborador envia um e-mail compilando o que foi discutido.

Um formato seria:

✔ Assunto / Definição / Responsável / Prazo / Canal de apresentação (será entregue na próxima reunião)

Assim as conversas ficam registradas em forma de plano de ação e podem ser melhor acompanhadas.

Um ponto particular no trabalho remoto é que se faz necessário incentivar a comunicação. Então, uma boa prática ao contrário do que é feito no trabalho presencial, que se a pessoa te traz um problema, ele agora tem dois. E fomentar que o time traga os problemas até você para vocês pensarem juntos em uma solução. Deixar este canal aberto pode evitar que os problemas pequenos cresçam demais, simplesmente porque ninguém comentou deles. Nesta estratégia você vai sentindo qual colaborador exige mais tempo de gestão e vai dosando a abertura conforme necessário.

Já para a parte comportamental formal, o Empreendedor deve se preocupar em mostrar a sua disponibilidade para os colaboradores falarem de comportamento e sentimento, clima organizacional. Você precisa se mostrar aberto a conversar sobre isso e perguntar como você pode ajudar, ouvir e mostrar proximidade e empatia.

Outra alternativa é agendar um horário no seu dia, para você ficar disponível em uma sala virtual, quem quiser falar com você entra lá. Você pode definir uma janela de 1 hora por dia por exemplo, e comunicar o time sua disponibilidade. Outra regra que você pode colocar é que sejam conversas rápidas, de 10 min. Assim, se você não conseguir resolver naquele momento, o colaborador pode marcar uma reunião maior com você. Se outro membro precisa falar com você naquele momento e você já está ocupado, ele sabe que pode voltar em torno de 10min.

Deve ser uma preocupação formal a parte emocional da equipe. Estas conversas sobre “como você está indo” devem ser fomentadas por você. Você pode marcar horários específicos para “tomar um café” virtual e individual com cada membro da equipe ou mesmo mandar mensagens diárias como “tem algo que eu posso fazer por você hoje?”, “como está por ai? Estou aqui se precisar...”, para criar proximidade com as pessoas e se mostrar presente.

Este tipo de comunicação está em um limiar entre o formal e o informal, porque talvez o gestor precise ir para o informal, para descobrir como está o humor e a motivação de uma pessoa.

Já na comunicação informal, é possível promover um ambiente onde os colaboradores troquem experiências pessoais, como por exemplo, um blog interno para postar fotos e vídeos do dia-a-dia.

Grupos de mensagens também podem ser criados para o mesmo fim, o que pode gerar um gatilho para uma conversa no particular sobre um assunto como, uma viagem ou um hobby por exemplo.

Em geral, precisamos definir as regras do jogo, definir e utilizar as FERRAMENTAS e dar atenção as PESSOAS, provendo condições físicas e mentais para que elas possam desempenhar seus trabalhos.

Desta forma, teremos sucesso com o trabalho remoto e equipes distribuídas e poderemos colher os benefícios que esta prática traz para a gente como empreendedor, até porque tudo isso bem definido e rodando no dia-a-dia possa levar as pessoas a terem menos distrações do que teriam em um ambiente presencial.

Hoje seja opcional esta prática, mas dado o cenário atual talvez em breve ela seja uma condição necessária para a sobrevivência dos negócios.

Bom pessoal, esta é ideia que eu queria deixar para vocês sobre trabalho remoto com a equipe distribuída.

E agora eu queria saber, qual é a sua ideia o sobre assunto?

Deixe aqui embaixo seu comentário com suas opiniões, dúvidas ou sugestões sobre este tema.

Por último, mas não menos importante, compartilha com quem você acredita que precisa desta informação. Esta é a forma que VOCÊ pode fazer parte deste projeto do bem do O EMPREENDEDOR GLOBAL.

Até a próxima, tchau!

 

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Criador do "O Empreendedor Global" e do blog Raislife - Viva Saudável. Fui Diretor Operacional na ACTIVE, empresa de cursos da área Médica e também uma Startup, com o produto Paciente360. Fui também CEO da Rais Saúde e Fundador da Connect HealthCare.

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