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Como implantar o Onboarding em sua empresa?

Como implantar o Onboarding em sua empresa?

Muitos pregam que o sucesso de uma empresa está na sua criatividade em encontrar um segmento para explorar. Outros na gama extensa de recursos financeiros dos quais ela dispõe. E há quem afirme que a força da marca é o que sustenta sua permanência no mercado por muito tempo.

Devemos concordar com todas elas, afinal de contas, criatividade, marca e dinheiro são componentes fortíssimos, para não dizer fundamentais, em qualquer empreendimento. Porém, independentemente da quantidade e da qualidade das quais qualquer empresa disponha de cada um deles, nenhum funcionará da forma esperada se não houver um outro componente: profissionais qualificados. A força por trás de todos os outros recursos.

E, para que esses indivíduos possam usar seus talentos a favor da empresa tudo deve começar bem, já na etapa do processo seletivo. Em nosso artigo falaremos sobre o Onboarding. O que é, quais são os benefícios que ele pode proporcionar a uma empresa e como ele deve ser implantado.

O QUE É ONBOARDING?

Palavra inglesa trazida para o ambiente corporativo, Onboarding significa, literalmente, embarcar. Polindo o excesso de literalidade, podemos dizer que o termo é apropriado, pois de certa forma, tem a ver com o processo de entrada, ou embarque como queiram, de um novo profissional nos quadros de uma organização.

Onboarding é toda a atividade que diga respeito ao processo de integração de novos profissionais a uma empresa. Seu objetivo principal é capacitá-los quanto a tudo que esteja relacionado a seu cotidiano e que seja importante para que possam desenvolver seu trabalho de maneira fluida e produtiva. Por exemplo:

- Cultura organizacional;

- Procedimentos e normas;

- Missão;

- Visão;

- Políticas;

- Posicionamento;

- Produtos e serviços;

- Metodologias;

- Ferramentas; e vários outros tópicos pertinentes.

Um risco muito grande que as empresas correm nesse momento é o de confundirem uma simples apresentação com o real e efetivo processo de integração. Como detalharemos em breve, ele não deve, tampouco pode se resumir a isso e não precisa ser feito de forma atabalhoada.

É possível esperar que os novos contratados já possuam certo grau de experiência e saibam alinhar seu ritmo de trabalho à dinâmica da empresa. Mas, como cada empresa é única, tendo sua própria “personalidade”, é vital que, para evitar problemas futuros, a respeito dos quais também falaremos em breve, um bom programa de Onboarding seja estruturado.

QUAIS SÃO OS BENEFÍCIOS DO ONBOARDING?

Muitas pesquisas já comprovaram e o dia a dia organizacional ratificou que grande parte dos casos que compõem uma alta taxa de turnover, ou rotatividade, tem a ver com o fato do novo colaborador sentir-se “perdido” na dinâmica do novo trabalho. Sabe aquela sensação que todos já tivemos quando do primeiro dia na escola? Desamparados, sem conhecer ninguém, sem saber aonde ir e a quem recorrer?

Pois é. Toda essa carga de sentimentos negativos, que pode resultar em algo pior, acontece em decorrência de um processo de Onboarding malfeito ou sequer existente. E os benefícios trazidos por ele são tantos que não vale absolutamente a pena correr o risco de não organizá-lo de forma adequada.

a) Alinhamento de informações e expectativas: Como mencionamos, devemos partir do pressuposto de que os novos colaboradores não sabem o que deles se espera e o que devem fazer, ainda que saibamos que haverá uma noção mínima por parte deles, principalmente se não for seu primeiro emprego.

Contudo, um processo bem estruturado de Onboarding se assegura de que os entrantes sejam conscientizados de todas as informações pertinentes ao seu dia a dia dentro da organização, além das expectativas que serão criadas quanto ao cumprimento das metas e objetivos determinadas para o cargo que eles virão a ocupar.

b) Integração e Construção de relacionamentos: Essa sensação de “estranho no ninho” é horrível. O Onboarding coloca os novos colaboradores em contato com seus futuros colegas eliminando-a e permitindo que novos laços profissionais comecem a ser construídos. A partir daí, eles saberão a quem recorrer, seja em um momento de dúvida ou de troca de informações.

c) Qualificação funcional: O Onboarding não apenas provê os novos colaboradores com informações de natureza institucional, mas também ministra treinamentos pertinentes às funções a serem ocupadas pelos novatos, capacitando-os a desempenharem-nas da forma que a organização julgue a mais adequada para atingir seus objetivos.

d) Redução de turnover: Por estarem conscientes das características de onde trabalham, de quais os métodos, de estarem capacitados e cientes do que se esperam deles, os novos funcionários sentem-se seguros e em um ambiente positivo para construir uma carreira sólida naquela empresa. Com isso o índice de turnover diminui, pois as incertezas também.

e) Aumento de produtividade: Ao verificar que a empresa para a qual acabaram de ser contratados teve o cuidado de qualificá-los e informá-los antes do início do trabalho, os novos colaboradores empregam sua energia para “retribuir” esse esforço profissional empregado. Os mesmos sentem-se bem, felizes em desempenhar suas funções o que acarreta um aumento de produtividade.

COMO IMPLANTAR O PROCESSO DE ONBOARDING

A implantação do processo está sustentada sobre o que se convencionou chamar de quatro C's. Sua importância é permitir que a empresa otimize e esclareça o processo. São descritos da seguinte maneira:

Conformidade: É o nível no qual são passadas informações de natureza operacional e administrativa aos entrantes;

Clarificação: É o momento de alinhar as expectativas entre as partes;

Cultura: Aqui são passados a história, cultura, valores, missão e visão organizacionais;

Conexão: Momento de apresentá-los à equipe para que comecem a se sentir integrados, seguros e felizes. Essencial.

  • Utilize o recrutamento como trampolim inicial

Ao comunicar o processo, várias informações sobre o perfil da empresa podem ser disponibilizadas para que os candidatos já estejam a par de sua identificação para com a mesma e de sua consequente adequação ou não. A própria descrição do cargo já deve mencionar os valores que se espera do mesmo.

Sempre lembrando que o Onboarding não deve ser feito às pressas. Desde o recrutamento até sua conclusão podem transcorrer cerca de três meses.

  • Planeje as atividades e as insira em um cronograma

Situar por quais atividades os recém contratados irão passar em cada momento é importante para que todos os recursos envolvidos (materiais, financeiros e humanos) sejam previamente mobilizados de maneira inteligente. Tanto do ponto de vista logístico como financeiro.

Além do mais, os novos colaboradores já estarão cientes de como seu tempo será preenchido nos momentos iniciais no novo emprego. É importante, naturalmente, que eles estejam cientes da programação antes de iniciarem suas atividades.

  • Estabelecimento de metas

É crucial que os novos colaboradores saibam o que deverão atingir nos seus momentos iniciais na empresa. A transparência com a qual o trabalho deve transcorrer passa, necessariamente, por essa definição.

A melhor integração dos recém contratados dará frutos quando eles souberem qual o tamanho de esforço e energia que deverão empregar.

  • Monitore e avalie

O período de Onboarding também é de experiência. Sendo assim, devem ser implantadas ferramentas para monitorar o desempenho dos novos profissionais ao longo do período, avaliá-los e alinhá-los com os objetivos e metas previamente definidas.

Dar feedbacks e ouvir ideias dos mesmos são ótimas práticas para que a sintonia vá se tornando cada vez mais fina e o potencial dos novos profissionais possa vir à tona.

Esperamos sinceramente que o conteúdo com o qual teve contato tenha sido útil e proporcionado as informações que procurava ao encontrá-lo. Continue navegando pela Comunidade Sebrae e saiba mais sobre outros assuntos!

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Mário José Martins
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Bacharel em Administração pela Universidade Federal de Uberlândia (UFU-MG) e tenho um MBA Executivo em Marketing pela FGV. Tenho 25 anos de experiência profissional divididos em três campos de atividades: Educação, Serviços Linguísticos e Marketing.

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