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{Conteúdo com vídeo} Dicas de sucesso e segurança na produção de eventos

{Conteúdo com vídeo} Dicas de sucesso e segurança na produção de eventos

Na nossa empreitada de buscar informações e dicas para o profissional que realiza a produção de eventos no Brasil, conseguimos material valoroso para você que está começando e mesmo para aqueles que já empreendem nesse setor há mais tempo. No conteúdo anterior, falamos da necessidade de definir o público e o número de convidados para o seu evento, para startar o planejamento dessa ocasião.

Nesse texto, iremos ver a importância de escolher bem o local para garantir segurança dos participantes e do sucesso do evento. Existem duas maneiras de fazer essa escolha: por definição de quem está te contratando para produzir o evento, ou quando você possui todo o briefing do evento e precisa ajudar a escolher onde será feito.

Na primeira situação, quando o cliente já definiu o local, é preciso garantir que todas as necessidades do evento serão atendidas nessa localidade ou providenciar as alterações necessárias, tais como: abrigar todo o público desejado e atrações, além do protocolo de objetivos da ocasião. Já na segunda opção, a liberdade é maior, mas a responsabilidade também acresce. Em muitos casos, o produtor de eventos vê um local e já imagina o que pode ser produzido nele e ainda visualiza os lugares perfeitos para determinadas situações. Afinal, o profissional atento observa todas as possibilidades assim que se depara com a demanda do evento.

Em ambos os casos de ter o local definido pelo cliente ou não, sem dúvida, o ambiente precisa garantir segurança para a produção do evento e realização, tanto para que as pessoas cheguem e saiam com proteção quanto para que seja um sucesso.    


Em todos os tipo de evento, o local é fator primordial. Para Ilse Lambach, que realiza grandes eventos sociais e casamentos, a localidade precisa oferecer conforto aos convidados para que proporcione uma experiência gratificante e inesquecível aos participantes e clientes. Se no dia do evento estiver chovendo muito por exemplo, é necessário garantir que haja um estrutura para receber esses convidados com um sistema de estacionamento mais ágil ou mesmo de manobrista para que os convidados não sejam tão afetados pela água. A especialista afirma ainda que o evento deve funcionar como uma orquestra e tem que ser algo prazeroso. Por isso, a logística precisa ser uma engrenagem que não pare independente de imprevistos.

Ilse explica ainda, como dica extra, que o profissional responsável deve estar presente em quase todo o tempo do evento para garantir que tudo corra como planejado. Além disso, essa vivência só se conquista ao longo do tempo e com o passar de cada festa. Se o profissional não estiver no evento, não poderá adquirir esse conhecimento. Em relação a participação do produtor, a sugestão de frequentar outros eventos também pode ser engrandecedor para desenvolver a criatividade do profissional. Ilse conta ainda que sua formação como artista plástica e decoradora de interiores ajudou muito na concepção da arquitetura dos seus eventos, inclusive nas referências que exigem mais imaginação e inovação, inclusive nas escolhas dos locais certos para cada necessidade.

Para Patrick Cornelsen, que realiza grandes shows, o ambiente deve ser explorado em todo o seu potencial. O empreendedor de eventos, dependendo da festa que esteja organizando, deve perceber se sua condição financeira para aquele momento irá permitir investir mais em ambientação ou não. Isso deve ser observado nas visitas técnicas. Patrick conta que a escolha assertiva do local pode te ajudar muito com a otimização da verbas de produção, incluindo equipamentos de som e engenharia. Um ponto de extrema atenção são as licenças de vigilância sanitária e bombeiros, que irão garantir mais segurança ao seu acontecimento.

Além disso, Patrick também fala que o acesso das pessoas num evento faz parte da definição da localização e, você, como maestro dessa orquestra, deve pensar nisso. Como o seu instrumento são as pessoas, é preciso ter atitude de resolver todas questões que surgirem no planejamento dessa ocasião e durante o evento. Para ele, esse é o pulo do gato no setor. Algo que não pode ser deixado de lado em relação ao local é a forma como ele fica após o evento. Um bom gestor é aquele que garante que o ambiente será entregue com a mesma qualidade que o recebeu.

Warung Day Festival 2018


Kahoe Mudry complementa os colegas com uma dica adicional: o networking é primordial, pois em casos de imprevistos, problemas ou sugestões, o produtor deve optar pela máxima de que não ele não precisa resolver tudo, mas se ele tiver o telefone de que consiga ajudar o problema está resolvido. Além do mais, é super importante ter um parceiro para auxiliar. Existem situações em que alguns produtores mudam a data e o local de eventos para não prejudicar a festa do colega.

A concorrência é grande, mas há também muita parceria. Por isso, o toque final desse conteúdo é de que valorizar fornecedores e parceiros pode ser bastante enriquecedor para o sucesso do seu empreendimento.

 

Comunidade Sebrae
Suzane Marie
Suzane Marie Seguir

Sou jornalista, MEI e gerente de comunidades da Comunidade Sebrae!

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