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Dicas efetivas de como implantar home office.

Dicas efetivas de como implantar home office.

PARA O EMPREGADOR

1 – Formalize os acordos e prazos

Pesquise e peça orientação ao seu contador sobre home office. Elabore por escrito o que espera do funcionário e o que estará a disposição dele. Se necessário disponibilize computador, chips de celular e outros equipamentos sob termos de responsabilidade.

Defina como será o controle do trabalho, por exemplo; entregas, login, registro de ponto, entre outros.

Se tiver uma indústria, analise também a possibilidade de que o empregador possa realizar tarefas em casa, estilo “facção”.

2 – Faça uma lista de atividades

Analise as atividades que podem ser realizadas à distância e as que não podem. Lembre-se que muitas vezes não é o ideal, mas o possível que conta. Relacione tudo o que espera que o empregado possa realizar e alinhe com ele sua capacidade.

Ferramentas gratuitas como Trello e pagas como Taskworld podem ajudar.

3 – Dimensione o tempo de realização das tarefas

Tão importante quanto a lista, é dimensionar as tarefas pelo tempo destinado à realização, para calcular as entregas diárias ou semanais. Calcule o tempo real de realização e se possível valide com o empregado.

4 – Estabeleça entregas diárias ou semanais

Deixe claro a sua expectativa quanto à realização das tarefas, e a forma de entrega do trabalho.

Ferramentas gratuitas como Google Drive e Dropbox ajudam para as entregas digitais.

Se forem produtos físicos informe o cronograma e forma de carregamento.

5 – Monitore

Faça reuniões no primeiro horário e último do dia, utilizando ferramentas como Skype, Hangout, Webex entre outros. Sempre analise as entregas e dê feedback. O empregado precisa saber que está sendo acompanhado e avaliado sistematicamente.

6 – Comunique-se e comemore os resultados

Trabalho à distância não significa que os negócios não estão funcionando ou que o relacionamento profissional acabou. Tire um tempo para comemorar as entregas, avaliações de clientes e até ao final do dia, um Happy hour à distância é bem-vindo.

PARA O EMPREGADO

1 - Crie um local de trabalho

Demarque seu território. Estabeleça um cômodo da casa como o seu escritório. Coloque lá, tudo o que você precisa para realizar o trabalho apropriadamente.

Dê preferência a locais silenciosos da sua casa. Fuja do cômodo cuja janela dá para o playground do prédio, por exemplo. Cômodos arejados e bem iluminados também são uma boa pedida.

Se você é amante da natureza, coloque uma planta na sua mesa. Se é fanático por um time de futebol, coloque uma bandeirinha dele ao lado do computador. Coloque retratos da família na mesa, trate seu home office como um escritório de verdade.

2 - Estabeleça uma jornada de trabalho razoável

Estabeleça uma carga horária de trabalho e cumpra-a à risca.

Isso vale independentemente do horário que você escolher para executar suas atividades. Se você sente que produz mais à noite, e seu negócio permite que trabalhe nesse período, por que não? Afinal, esta é uma das vantagens de trabalhar em casa.

3 - Evite distrações

Se você tem filhos, gato, papagaio, cachorro, estabeleça limites para eles. Crianças aprendem cedo, então comece cedo a deixar claro que, embora você esteja em casa, aquele é seu local de trabalho.

Resolver problemas pessoais durante o horário de trabalho também está fora de questão. Você e as pessoas têm de entender que você está em casa, mas está trabalhando, caso contrário, adeus produtividade.

4 - Comunique-se

Estabeleça interações com quem quer que seja que você trabalhe. Seu chefe, colegas, clientes ou fornecedores.

Lembre-os de que você existe. O trabalho remoto pode ser uma armadilha, se você se tornar apenas e tão somente o desconhecido atrás do computador. Quando possível, faça reuniões presenciais com clientes e fornecedores, se você for seu próprio empregador.

Se você é o empregado de alguém, essa dica torna-se ainda mais crucial. Informe ao seu chefe quando abrir os trabalhos, mantenha contato frequente com ele. Faça com que ele se lembre que você existe.

5 - Tenha uma lista de tarefas

Disciplina é a palavra-chave. Trabalhar em casa pode gerar distrações que afetam sua produtividade. Tenha uma lista viável de tarefas a ser realizadas durante o dia e obrigue-se a cumpri-la.

Essa é uma boa forma de manter-se produtivo e disciplinado, mesmo no conforto do lar, e de não deixar que seu home office acabe se transformando em um fardo.

Ferramentas gratuitas como o Evernote podem ajudar na organização.

6 - Faça pausas

Trabalhando no escritório, longe de casa, de vez em quando você dava uma levantadinha para ir ao banheiro, beber uma água, pegar um café. Adote esse hábito, também, quando estiver trabalhando em casa.

Essas pausas são fundamentais para espairecer as ideias e seguir para a próxima tarefa. Também podem ser úteis para ajudá-lo a resolver um problema aparentemente insolúvel, porque dá o distanciamento, muitas vezes, necessário para enxergar a situação como um todo.

Sabemos que trabalhar em casa pode ser desafiador para sua produtividade, mas não seja tão duro consigo mesmo. Evite passar horas a fio com os olhos grudados na tela do computador. Faça uma pausa pela causa.

7 - Busque contato humano

Quando possível, evite fazer as interações com colegas, clientes, chefe ou fornecedores somente por e-mail ou programas de mensagens instantâneas. Use o telefone no dia a dia do seu trabalho. Escute a voz de outras pessoas, varie o tipo das ferramentas de comunicação.

Trabalhar em casa pode, muitas vezes, ser solitário. Evite o isolamento.

8 - Mantenha seu local de trabalho organizado

Assim como no escritório convencional, um local de trabalho minimamente organizado facilita sua vida e aumenta sua produtividade.

Evite a tentação de pensar “Ora, eu não estou na firma, ninguém vai ver a minha bagunça, mesmo”.

Lembre-se que o principal beneficiado por um ambiente de trabalho limpo e bem organizado é você, mais ninguém.

9 - Saia do trabalho no fim do dia

Sua jornada de trabalho chegou ao fim? Ótimo. Levante-se e vá embora do escritório, mesmo que ele fique na sua casa.

O importante aqui é não se tornar um refém do trabalho dentro da própria casa. Se você decidiu que sua jornada de trabalho acaba às seis da tarde, levante da cadeira às seis da tarde e vá fazer alguma outra coisa da vida.

 

Adaptado do https://meunegocio.uol.com.br/academia/gestao-de-empresas/9-dicas-para-trabalhar-em-home-office-sem-enlouquecer.html#rmcl

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Alan Alex Debus
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Consultor responsável pela temática de inovação da regional Oeste do Sebrae/PR, empreendedor desde os 15 anos, formado em Administração de Empresas, estudou empreendedorismo e inovação na Baruch College, especialista em Gestão Empresarial e Marketing

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