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Errou a nota fiscal? Saiba como corrigir!

Errou a nota fiscal? Saiba como corrigir!

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) veio para facilitar a vida dos empreendedores. Por meio desse mecanismo, os empresários podem ficar em dia com o fisco, resolvendo tudo em poucos cliques, dispensando a necessidade de documentos em papel. Porém, diante do inconveniente de digitar errado alguma informação, eventuais problemas no software ou mesmo a necessidade de alterar qualquer dado na nota, você sabe o que fazer? Continue acompanhando este artigo e descubra como corrigir erros na nota fiscal.

Esta dúvida é muito recorrente, pois, uma vez que NF-e esteja com o status “Autorizado” no sistema da Secretaria de Estado de Fazenda (Sefaz), torna-se impossível realizar qualquer mudança em seu conteúdo. Afinal, isso pode acarretar em invalidação da assinatura digital (o que atesta a integridade dos dados e autoria do emissor). No entanto, há outras formas de resolver essa questão.

O que fazer para corrigir nota fiscal?

Antes de mais nada, verifique se você já recebeu o protocolo “Autorização de uso”, emitido pela Sefaz. Em seguida, veja qual das opções mais se adequa ao seu caso.

Cancelamento da Nota Fiscal

O primeiro passo é providenciar o cancelamento da nota fiscal eletrônica. Mas é preciso atentar ao prazo para isso: em média, de até sete dias ou 168 horas, contando a partir da emissão do documento - o que pode variar de região para região, inclusive, acarretando em multa após o prazo estipulado. Confira na Sefaz do seu estado! Da mesma maneira, é importante que, no caso de mercadorias, os produtos ainda não tenham saído para circulação.

Nota Fiscal Complementar

Outra possibilidade é você realizar a emissão da nota fiscal eletrônica complementar, no caso de a correção a ser feita acontecer no campo “valor total” - e, apenas na hipótese de acréscimo do valor, da mercadoria ou de inserção de impostos não recolhidos a princípio. Outros tipos de ajustes não são permitidos. Para outras necessidades, o cancelamento (abordado no parágrafo anterior) é o melhor método.

Nota Fiscal de Substituição e Anulação

Se nenhuma dessas alternativas se adequar para a sua situação, você pode ainda recorrer a uma Nota Fiscal de Substituição e Anulação, em até 60 dias após a emissão da nota fiscal original. O modelo se aplica para casos em que é necessário revisar o valor para menos.

Se o comprador possuir Inscrição Municipal, deverá emitir uma NF-e de Anulação de Valores. Porém, se o comprador não possuir essa inscrição na prefeitura, é preciso que ele emita uma declaração de anulação do serviço de transporte, informando o número, valor e data da nota original, justificando também o erro.

Carta de Correção

Outra alternativa válida é a Carta de Correção Eletrônica (CC-e), transmitida à Sefaz, para correções simples. Esse documento possibilita a alteração em campos específicos, com algumas restrições. A primeira delas é que o valor do imposto, incluindo base de cálculo, alíquota, preço, quantidade e valor da parcela, além da identidade do destinatário e data de emissão do documento não podem ser mexidos.

O documento permite a correção da natureza da operação da nota (CFOP), os códigos fiscais ou de tributação, dados relativos à transportadora, detalhe do endereço do destinatário, peso ou volume da mercadoria e razão social do destinatário.

Da mesma forma, há um prazo para essa solicitação: aproximadamente, 60 dias (ou 720 horas), após a autorização da NF-e. e para cada nota são permitidas apenas 20 cartas de correção. Não há um modelo padrão para esse tipo de documento, mas a carta de correção não pode ultrapassar em seu conteúdo os 1.000 caracteres.

É preciso manter o histórico, informando o que foi alterado em cada documento, sob o risco de a Sefaz negar a carta de correção. Após a emissão dessa carta de correção, o remetente deve imprimir novamente (ou enviar por e-mail) a Nota Fiscal e encaminhá-la atualizada, junto com o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), ao destinatário.

Outros procedimentos envolvendo a emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Inutilização de NF-e

A inutilização da Nota Fiscal Eletrônica é indicada para casos em que houver quebra no número de série desse documento - por problemas técnicos. Por exemplo, após a nota 1.001.095, deve vir a nota 1.001.96, sem qualquer intervalo. Se isso não acontecer, a Sefaz deve ser informada e o emissor deve iniciar o processo para inutilizar essa nota.

Assim, os órgãos de fiscalização ficam sabendo que houve um equívoco na numeração da nota e que tal sequência não poderá ser utilizada em qualquer documento fiscal.

Para realizar a inutilização da NF-e é importante que o erro realmente não tenha sido intencional. Durante o processo, você precisará indicar o ano vigente, modelo, série e números inicial e final ausentes. Além disso, será preciso informar a razão pela qual você está solicitando essa inutilização.

De acordo com a legislação local, pode ser necessário lançar a nota inutilização nos livros fiscais, sem valor, para registro.

Devolução de NF-e

A devolução é recomendada quando há ausência de mercadoria ou atraso na entrega do produto. A devolução contribui para anular os efeitos da operação de compra. O documento precisa contemplar o número, data de emissão e valor da transação, além dos impostos pertinentes. A Nota Fiscal devolvida precisa ser enviada ao destinatário e validada pelo Fisco.

Rejeição de NF-e

Quando o documento contém erros relativos aos dados de faturamento, há distorção na assinatura digital ou tenta-se usar a numeração de uma nota não aprovada, existe a possibilidade de a Nota Fiscal Eletrônica ser denegada. Esse problema pode ser corrigido, com submissão à Sefaz, usando o mesmo número ou um novo.

NF-e denegada

A Nota Fiscal eletrônica pode ter essa condição quando existe alguma irregularidade ou pendência fiscal junto ao emitente ou destinatário. O número fica registrado na base de dados da Sefaz, sendo inutilizado. O arquivo XML precisa ser armazenado por cinco anos.

Esses procedimentos podem ser realizados no próprio software que você utiliza para a emissão periódica de notas fiscais. Para não errar, mantenha seus documentos organizados. Se necessário, recorra a um sistema específico para essa finalidade, contando com o apoio de um contador.

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Crislayne Andrade de Araujo
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Jornalista pela Uerj, com MBA em Marketing pela FGV e certificação de Produção de Conteúdo para Web, tem experiência em comunicação organizacional e redação para empresas globais. Focada em estratégias de comunicação e marketing para PMEs.

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