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3 Passos para sua empresa superar a crise III

3 Passos para sua empresa superar a crise III

Olá pessoal, tudo certo? Nós vamos continuar o nosso planejamento estratégico EMERGENCIAL DE CRISE, em 3 passos. HOJE é o terceiro passo e nós vamos falar de FLUXO DE CAIXA. 

Vamos lá!


Timestamps

0:00 Intro - FLUXO DE CAIXA - SAÍDAS | PLANO DE CRISE COMPLETO

0:16 Contextualizando o Planejamento Estratégico EMERGENCIAL DE CRISE

1:06 Introdução do Fluxo de Caixa

2:33 Fluxo de caixa - Saídas

3:15 Fluxo de caixa – Saídas - Mapear

5:53 Fluxo de caixa – Saídas – Projetar

8:17 Fluxo de caixa – Saídas – Priorizar

10:22 5 Oportunidades de redução de algumas contas

12:13 Finalização, Dicas Finais e como VOCÊ pode participar do O Empreendedor Global.


Neste vídeo nós vamos tratar as Saídas. Nós vamos ver uma maneira simples de estruturar as saídas e analisá-las.

No final eu vou te dar 5 dicas práticas para atuar em algumas contas e gerar reduções de gastos.

Presta muita atenção, dica de OURO!

A mensagem do Fluxo de Caixa é: Equilíbrio. Isso que você vai buscar.

Só para você lembrar, nos vídeos anteriores eu falei sobre PESSOAS E PROCESSOS, se você não viu os vídeos eu vou deixá-los aqui em cima para você acessar. É muito importante que você tenha visto eles antes da gente seguir aqui, então vai lá e assiste.

Na linha estratégica de PESSOAS, falei que a mensagem principal é “VALORIZE AS PESSOAS” e que você pode trabalhar em 3 pilares:

  1. COMUNICAÇÃO;
  2. MOTIVAÇÃO;
  3. MANUTENÇÃO.

Já na linha estratégica de PROCESSO, a mensagem principal é “PENSAMENTO SISTÊMICO”, e os 3 pilares para serem trabalhados são:

  1. SUPORTE;
  2. PRIORIZAÇÃO;
  3. PADRONIZAÇÃO.

3. FLUXO DE CAIXA

De uma maneira bem mais madura, já com uma visão Global da empresa, uma vez que você engajou as PESSOAS e começou a olhar a empresa de uma forma SISTÊMICA, procurando melhoria de PROCESSOS em todas as áreas.

Bem superficialmente, para o controle do fluxo de caixa você pode trabalhar com este conceito:

Resultado = Entradas – Saídas

Eu sei que é uma visão simples, mas é isto mesmo. Com esta definição simples nós conseguimos colocar inteligência e direcionar para o que queremos, que é o resultado.

Aqui vale um ponto de destaque: Se você já tem a sua área financeira organizada, reforça os conceitos que eu vou passar e fique atento com o tipo de análise que vamos fazer. Acredito muito que vai ser muito útil para você também este vídeo.

Mas a grande maioria dos Micro e Pequenos empresários não chegaram a priorizar esta atividade na empresa. Então, eu preciso passar alguns conceitos básicos aqui para quem ainda não conseguiu parar para organizar as finanças.

Eu vou dividir o passo do FLUXO DE CAIXA em 2 partes: Saídas e depois, no outro vídeo, Entradas.

Então vamos lá?!

3.1 As Saídas

A mensagem agora, tratando de SAÍDAS é: O que a gente não mede, a gente não controla.

Todo mundo que te falar de um plano de ação vai falar disso. Você precisa reduzir os gastos. Isso é realmente importante.

Na crise, a maneira mais rápida de tomar ações e ter resultados, é trabalhando nas saídas. Elas estão 100% no seu controle.

Mas aqui nós vamos ver COMO trabalhar nas saídas.

Nós vamos olhar para 3 pilares: MAPEAR, PROJETAR e PRIORIZAR. E no PRIORIZAR você vai ver a conexão com a etapa dos PROCESSOS que nós já falamos.

Mapear

A primeira coisa se você não tem, é listar todos os gastos. Eu vou deixar aqui na descrição uma planilha básica para te ajudar a fazer isso. (Se você não sabe trabalhar no Excel, chama alguém pra te ajudar, é importante.)

Como eu disse antes, se você tem tudo mapeado e separado (Despesas e Custos, Fixos e Variáveis, Impostos, Taxas, Depreciação e Amortização, etc.), perfeito. Se atenta para a parte de análise. Se não tem, nós vamos fazer aqui algo simples, que vai te ajudar muito, com esta planilha que eu estou te presenteando aqui.

Na planilha existem três abas: FC (Fluxo de Caixa) REALISTA, OTIMISTA E PESSIMISTA. Nós vamos construir esta planilha até o final do planejamento. Por agora, trabalhe com a aba REALISTA. Depois de todas as despesas preenchidas ali, você vai somente replicar para as outras abas (copiar e colar).

Você deve colocar no campo indicado da data inicial o primeiro dia do mês que você está fazendo este planejamento. A partir de então, a planilha já vai atualizar os meses para você.

Você vai listar TODAS as despesas que você tem na sua empresa. TUDO o que você está gastando. Coloque em cada linha uma descrição, uma despesa. Na frente (COLUNA G), coloca o valor desta despesa. Se faltar linha, insere uma nova logo abaixo dá última despesa, mas tem que estar acima da linha TOTAL DE SAÍDAS.

Não se preocupe com classificação de despesas, se você já tem, melhor. Se não, faz somente a lista.

Lembra de pegar o cartão de crédito, recibos, tudo o que tiver.

Se a mesma despesa cai em vários meses, por exemplo energia elétrica, ou uma compra parcelada, você já vai ver em “Projetar” como fazer.

Eu falei para você não classificar as saídas, mas uma atenção especial: Se você ainda não faz, separa o que é de gasto da empresa, e o que é para o seu consumo pessoal. Escreve PESSOAL e descreve a despesa. E assim, continua a lista.

Só pra você entender, você não deveria ter estes gastos pessoais misturados com os gastos da empresa. Mas como eu sei que muitos Micro e Pequenos empreendedores fazem isso, estou me prolongando um pouco mais aqui para dar esta dica.

O certo é prever uma retirada mensal, um valor cheio e transferir o dinheiro para sua conta pessoal e somente então movimentar os gastos pessoais. Este é um dos principais erros dos micros e pequenos empreendedores. Então já usa esta atividade para limpar isso.

Então agora vamos Projetar

Não adianta olharmos para as despesas somente de um mês, precisamos olhar em um determinado período. Como não sabemos o quanto a crise vai durar e como será a retomada da economia, você vai aprender a criar CENÁRIOS.

A partir daqui, se você que tem suas finanças em um software, já pode começar a trabalhar neste sentido. Tudo o que eu explicar utilizando a planilha serve para você.

Nós vamos trabalhar com projeções de 6, 12 e 18 meses destes gastos. Veja o exemplo da planilha. Coloca nas colunas dos meses os valores projetados destas despesas. Se é algo parcelado, ela terá um mês para acabar. Se é algo recorrente, ela vai até o final do período.

Quando você faz este exercício, a planilha já destaca os cenários para você.

Se você não sabe exatamente quanto será a despesa no futuro, exemplo energia elétrica, usa o mesmo valor que você tem agora e repete em todos os meses. Você poderia fazer uma média dos últimos meses para este tipo de despesa, mas não quero complicar aqui. Se quiser fazer esta média, pode fazer.

Desta forma você terá 3 cenários para as despesas: 6, 12 e 18 meses.

É muito importante você projetar o que não tem bem claro, compra de insumos, materiais de escritório, tudo para esta visão ser mais assertiva.

Tem UMA LINHA com a soma total de todas as linhas, que é o TOTAL DE SAÍDAS no mês. Também tem a linha TOTAL DE SAÍDAS ACUMULADO, que vai te mostrar basicamente a soma total no período. Vamos utilizá-la para fazer a análise vertical.

Agora temos 3 colunas, TOTAL ITEM de 18, 12 e 6 meses. Essa é a soma de todas as colunas de uma linha, ou o total daquele item naquele período. Nós vamos usar esta coluna na ANÁLISE HORIZONTAL, onde vamos analisar a linha, ou a saída em si.

 Vamos utilizar tudo isso agora para Priorizar

Com as somas disponíveis agora, vamos fazer duas análises.

Na análise HORIZONTAL, você vai organizar as despesas das maiores para as menores. O Excel faz isso de uma forma fácil, mais uma vez, pede para alguém te ajudar com esta ação.

Agora você seleciona as 3 maiores Saídas. Elas serão a prioridade máxima para você atuar.

Você ainda tem 2 formas de refinar um pouco mais esta lista de prioridade.

  1. Cruzar esta priorização com as atividades de PROCESSOS. Você já identificou alguns processos que são problema para a sua empresa, agora você pode cruzar as informações e alocar pessoas para trabalhar nos processos que geram mais custos;
  2. Fazer uma análise VERTICAL, olhando cada mês e vendo se faz sentido a priorização feita na análise horizontal. Porque pode ser que uma Saída seja muito grande no seu total, no período, mas como ela está parcelada, acaba sendo diluída nos meses, o que pode não pesar tanto no resultado dos meses mais difíceis, que são os que estamos passando agora. Assim você ajusta a prioridade.

Qualquer ação que você tomar para reduzir as despesas você atualiza aqui e já consegue ver como ficam as linhas TOTAL DE SAÍDAS (saídas do mês) e a TOTAL DE SAÍDAS ACUMULADAS (saídas no período), ou seja, ver o impacto da sua ação.

Depois você continua, olha para as 5 principais Saídas e depois as 10 principais e assim segue a análise. Você vai, eventualmente, passar por todas as despesas, nesta condição que estamos.

A GRANDE SACADA é que começando das 3 maiores, você garante que não está consumindo recursos em algo que não vai mexer muito o resultado.

Eu vou falar mais sobre esta análise no próximo vídeo, conectando as Saídas com as Entradas para fazer o FLUXO DE CAIXA.

Mas agora você já tem todas as suas Saídas mapeadas, projetadas e priorizadas para você começar a trabalhar na redução.

Segue 5 dicas práticas para você atuar em algumas contas:

  • Fornecedores - Negocie, é interesse deles que você continue vendendo. Se você simplesmente ficar em dívida, pode ser que você inviabilize algum novo contrato, por falta de estoque por exemplo. Então negocie novos prazos e veja como fica a análise horizontal e vertical ao deslocar esta despesa no tempo e se programe novamente;
  • Impostos e Tributos - Veja com o contador como parcelar os impostos e tributos e ganhar um fôlego. Se você ficar inadimplente você pode comprometer o cadastro positivo da sua empresa e assim comprometer mais ainda o faturamento;
  • Pessoas - Carga horária da equipe. Eu falei de pessoas primeiro e não comentei esta possível redução. A mensagem, quando se trata de pessoas, é “Valorizar as Pessoas”. Por isso, tudo o que eu falei antes sobre PESSOAS é uma prioridade maior, porque elas vão te ajudar a chegar até aqui e ir em frente.

Mas neste momento, entendo que talvez seja necessário tomar ações mais agressivas. Então uma proposta antes ainda de um caso extremo de desligamento, é procurar uma redução de carga horária. Avalie a redução da jornada para 6 horas ou até mesmo meio período ou até mesmo 70%. Veja com seu contador o que pode ser feito para tentar, ao máximo, manter o time.

  • Aluguel - Negocie com o proprietário, é melhor pra ele manter alguém no prédio do que perder o inquilino e a receita. Tente negociar um período de carência ou desconto temporário.
  • Evite Cheque especial e não pagar o cartão de crédito - Os juros são muito altos. Ao invés disso, vou te dar uma opção no próximo vídeo, quando a gente falar de entradas. Tem crédito mais barato no mercado.

Esta é a ideia que eu queria te passar hoje. Mapear as despesas, projetar para olhar no futuro e priorizar onde será gasto energia para procurar redução.

Nó próximo vídeo, vamos usar este conceito para as entradas e conectar isso na visão de fluxo de caixa, de uma forma simplificada para você. Mas não só isso, o GRANDE DIFERENCIAL deste planejamento que eu estou te passando é olhar as ENTRADAS de uma outra perspectiva.

Então deixa aqui sua curtida, se inscreve no canal para ser avisado do próximo vídeo, que você não pode perder.

Até lá, você pode ir trabalhando nas alternativas que te passei de redução de custo. Deixa aqui embaixo nos comentários como você está indo com estas atividades e vamos nos falando.

Também, compartilha este vídeo com quem você sabe que está em dificuldades no seu negócio e vamos juntos fazer esta mensagem chegar a mais empreendedores.

Até o próximo vídeo, tchau... 

 

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Conto com você nesta jornada. Até a próxima.

Um grande abraço.

O Empreendedor Global

Fabiano Teodoro

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Criador do "O Empreendedor Global" e do blog Raislife - Viva Saudável. Fui Diretor Operacional na ACTIVE, empresa de cursos da área Médica e também uma Startup, com o produto Paciente360. Fui também CEO da Rais Saúde e Fundador da Connect HealthCare.

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