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Gestão informatizada: Dicas para um gerenciamento inteligente, fluido e online

Gestão informatizada: Dicas para um gerenciamento inteligente, fluido e online

O crescente empreendedorismo possibilita uma série de novos modelos de negócios: maior autonomia, home office, recursos compartilhados e aprendizado via internet já fazem parte da realidade de muitos brasileiros, especialmente daqueles que investem na área de serviços ou comércio online. Muitas empresas podem operar sem um endereço fixo e ter colaboradores, fornecedores e clientes de diversas partes do mundo. 

A transformação digital, além de aumentar a produtividade de organizações tradicionais, proporciona inovação no mercado de trabalho, no comportamento de consumo e na forma com que as pessoas organizam e direcionam suas carreiras e vidas pessoais. Segundo uma pesquisa da Endeavor Brasil, a gestão de pessoas é o maior desafio dos empreendedores do país. Outros pontos que ganharam destaque na preocupação dos empresários foram: financeiro, burocracia, inovação e marketing e vendas. Confira algumas dicas para manter a gestão da sua empresa em dia em diferentes áreas:

Sua marca precisa de propósito

Os inúmeros recursos tecnológicos tanto podem aproximar como afastar as pessoas com grande velocidade. Por isso, uma coisa básica como o propósito do seu negócio não deve ser esquecida. As lideranças devem ser ágeis para mostrar seus valores com clareza para todos. Os seus colaboradores precisam saber para que e o porquê estão desempenhando uma atividade, seus fornecedores precisam confiar na viabilidade dos seus acordos e seus consumidores exigem transparência a respeito dos seus processos. Deixe claro no seu site, nas suas redes sociais, nos seus contatos com as pessoas, como você faz e, especialmente, porque você tem seu negócio.

Se você ainda não fez esse exercício de descoberta, questionando profundamente quais problemas dos clientes você resolve, o que você entrega para as pessoas e o motivo de fazer isso, reserve um tempo para pensar a respeito. Para se inspirar sobre o assunto, assista a esse TED do Simon Sinek:

Controle tarefas, projetos, prazos e não as pessoas

Cada vez mais, as pessoas usam a tecnologia para ter carreiras menos burocráticas e hierárquicas. A liberdade de trabalhar em diferentes ambientes, de realizar tarefas com foco nos prazos e não no cumprimento de horas pode ser interessante, porém, muito complexo quando as expectativas não estão alinhadas. Para ajudar a monitorar projetos e dar feedbacks, mantendo as pessoas a par, existem diversos softwares. Muitos deles possuem versões gratuitas e testes para você experimentar antes de adquirir um pacote. 

Tudo nas nuvens

Se você trabalha com fotografia, arquitetura, advocacia, publicidade ou qualquer segmento que gere arquivos que precisam ser armazenados ou acessados por pessoas diferentes, a solução ideal é escolher um pacote de serviços para guardar seus documentos de forma prática e online. 

**Dica extra: Crie modelos de pastas para facilitar e para que todos respeitem a organização. Exemplo de pasta e subpastas:

NOME DO CLIENTE – ANO – MÊS – TIPO DO ARQUIVO – ARQUIVO NOMEADO COM NÚMEROS OU NOMENCLATURAS PADRONIZADAS (SEM ACENTOS E COM _ EM VEZ DE ESPAÇOS).

Encontros online com eficiência

Assim como as reuniões presenciais, se não houver uma pauta definida e as pessoas não forem pontuais, os encontros se tornam improdutivos. Então, anote algumas dicas para ter ótimas reuniões web:

a. Escolha o melhor dia

É difícil conciliar a agenda de diversas pessoas? A primeira opção é definir uma data fixa, assim todos podem se programar. Ex.: toda última quinta-feira do mês, às 14h, os sócios se reúnem para falar sobre gestão. Se tiver complicado, nada de trocar mil mensagens por WhatsApp. Use uma ferramenta de agenda online, que ajuda a mapear a melhor opção para todos.

b. Defina os assuntos prioritários

Para não perder o foco da reunião e nem o tempo dos participantes, crie uma lista prévia dos tópicos que serão abordados. Assim, se alguém tiver mais um ponto, pode pedir para incluir e, se outro convidado tiver por fora de um assunto, terá tempo para se inteirar.

c. Garanta a parte técnica

Escolha a melhor forma de realizar a videoconferência. Existem diversos softwares, gratuitos ou não, que proporcionam diferentes recursos para seus bate-papos em grupo. Verifique se está todo mundo com a internet funcionando alguns minutos antes. Teste e descubra a plataforma que mais combina com sua empresa. Alguns exemplos: Hangouts, Appear In e Zoom.

d. Registre o combinado

Alguém precisa ficar responsável por registrar os tópicos combinados e dar os devidos fins a eles: abrir tarefas, realizar ligações, mandar e-mails, delegar, etc. Não confie na memória dos convidados e escreva tudo que foi resolvido para evitar problemas e dúvidas posteriores.

Regularização e controle

Muitos empreendedores, mesmo os mais inovadores e disruptivos, esbarram na burocracia e nas dificuldades administrativas. Além do uso dos aplicativos dos bancos e planilhas de Excel, é preciso avaliar se a sua empresa não requer uma solução para gestão financeira mais informatizada e testar algum software mais completo.

Se você tem dificuldades em compreender esses assuntos e não tem bem resolvida a documentação, o ideal é sempre conversar com contadores e advogados de sua confiança para obter orientações mais precisas a respeito da operação e lucratividade da sua empresa. Não deixe de lado essa etapa da gestão, porque ela é um dos alicerces que garantirá o sucesso do seu empreendimento.

Outro ponto que nunca deve ser descuidado é o desempenho das suas vendas. Sejam físicas ou online, monitore as métricas das suas redes sociais, site e investimentos. Uma boa dica para fazer esse controle de forma mais simples e menos manual é investir em geradores de relatórios e em CRMs.

Lembre-se que você pode contar com o SEBRAE para auxiliar você. Entre em contato por um de nossos canais.

Um abraço e até a próxima! 

Comunidade Sebrae
Franciele Fernanda Dulla de Souza
Franciele Fernanda Dulla de Souza Seguir

Formada em administração, especialista em marketing e Customer Success. Sou consultora no Sebrae Paraná e organizadora do Meetup CS Brasil.

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