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Guia para criação do orçamento de caixa

Guia para criação do orçamento de caixa

O orçamento de caixa ou previsão de caixa mostra a liquidez da empresa. Ou seja, mostra a quantidade de dinheiro disponível ou em mãos a cada instante. No orçamento de caixa, registramos todas as entradas e saídas da empresa. O dinheiro acumulado restante é o que a empresa possui em dinheiro no final de qualquer período. É uma ferramenta muito poderosa para a gestão financeira de qualquer empresa.

Nesse artigo você aprenderá como montar o orçamento de caixa da sua empresa e começar a receber os benefícios dessa poderosa ferramenta de planejamento financeiro.

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A importância do planejamento financeiro e orçamento de caixa.

O planejamento financeiro é imprescindível para a administração de empresas, pois pode fornecer um guia aproximado para o desempenho futuro da empresa. É muito importante fazer uma análise prospectiva a longo prazo, a fim de desenvolver estratégias para enfrentar os desafios que certamente surgirão.

Talvez o orçamento de caixa seja a demonstração financeira mais importante da empresa para fins de gerenciamento financeiro. Com ele, podemos estimar as necessidades de financiamento e o excedente de caixa em cada período. E além disso, mostra o saldo acumulado de caixa na empresa.

Com esta ferramenta, podemos responder a algumas perguntas como:

– Quando precisamos de fundos?
– Quanto dinheiro precisamos?
– Podemos obtê-lo acelerando o reembolso das vendas vendidas aos clientes?
– Existe um limite na quantidade de vendas?
– Podemos adiar alguns pagamentos?
– É possível renegociar os termos da dívida com o banco?
– Podemos aumentar as vendas com os recursos disponíveis?
– Por quanto tempo podemos aumentar as vendas com os recursos disponíveis reais?
– Se aumentarmos as vendas, quantos fundos precisamos para “responder” a esse esforço de vendas?
– Como podemos negociar um cronograma de dívida com o banco?
– Qual é a capacidade máxima de endividamento da empresa em um determinado horizonte de planejamento?
– Quando e quanta liquidez teremos?

Informações necessárias para criação do orçamento de caixa.

Para construir e prever o orçamento de caixa precisamos nos munir de muita informação. Muitas delas podem ser obtidas nos próprios históricos financeiros da empresa. Outras informações devem ser encontradas fora da empresa provenientes do mercado, órgãos de pesquisa e estatística, e até do governo. O google poderá ser um aliado valoroso nesse ponto.

Portanto, antes de começar o orçamento de caixa será necessário você coletar as seguintes informações:

  • Histórico de vendas realizadas por período;
  • Folha de pagamento de funcionários e histórico de reajuste salarial;
  • Preços históricos de produtos/serviços;
  • Cronograma da dívida real da empresa;
  • Método de depreciação;
  • Investimentos em planos de ativos de capital;
  • Percentual de impostos sobre venda de produtos/serviços;
  • Percentual de reajuste de preço de venda de produtos/serviços;
  • Provisão de recursos para força de vendas;
  • Provisão de volume de vendas de produtos/serviços;
  • Estimativa de aumento ou diminuição do mercado de atuação;
  • Índice de inflação como IPCA e taxa de juros base (SELIC);
  • Provisão de Imposto de Renda e demais contribuições do setor;
  • Histórico de pagamentos de despesas fixas;
  • Histórico de compra de insumos e despesas de produção;
  • Saldo em caixa atual, somando todas as contas bancárias, cofre, e recursos financeiros disponíveis atualmente.

Quanto mais informações precisas você conseguir aqui, melhor e mais poderoso será o seu orçamento de caixa.

Período e periodicidade do orçamento de caixa.

É muito arriscado fazer generalizações sobre isso. Mas o recomendado é realizar um planejamento que cubra de um à cinco anos. No entanto, para cada caso precisamos de uma decisão específica. Além disso, precisamos definir também qual será a periodicidade que pode ser diário, semanal, mensal, bimestral, semestral ou até anual. O mais comum é adotar o período mensal.

O importante aqui é reconhecer os ciclos de negócios e a sazonalidade que afetam a empresa em particular. Por exemplo, empresas com ciclos econômicos extremos devem cobrir pelo menos dois ciclos. Outro exemplo, a indústria da construção geralmente possui ciclos econômicos profundos e longos. As empresas com forte sazonalidade mensal devem considerar seriamente fazer previsões usando meses, em vez de anos ou semestres. Nesse caso, uma empresa que produz brinquedos ou roupas pode sofrer uma forte sazonalidade.

Lembre-se que o orçamento de caixa é uma ferramenta de planejamento e previsão, portanto os períodos devem ser sempre definidos no futuro.

Como criar o orçamento de caixa da empresa.

Agora que já obtemos as informações necessárias e definimos o período e periodicidade do orçamento de caixa, chegou o momento de elaborarmos o demonstrativo. Para simplificar vou adotar como exemplo um orçamento mensal que cobrirá um ano de planejamento conforme a imagem a seguir, mas você poderá adapta-lo conforme as necessidades do seu negócio.

1 – Saldo inicial

Primeiro é preciso informar o saldo inicial do orçamento. Este deve ser o resultado da soma de todo dinheiro disponível no caixa da empresa no momento. E deverá ser informado somente no primeiro período do orçamento de caixa como “Saldo Inicial” do período. Os demais períodos serão informados com o “Saldo Final” dos períodos anteriores.

2 – Entradas

Agora informe a provisão de vendas de produtos e serviços em todos os períodos. Também informe aqui todas as previsões de entradas provenientes de outras fontes, como empréstimos, cobranças de juros, vendas de ativos da empresa, recebimento de aporte financeiro, financiamentos e outras entradas.

Considero essa a parte mais divertida do orçamento, mas mantenha os pés no chão aqui se baseando sempre nas informações coletadas na etapa anterior, para não se frustar no futuro.

3 – Saídas

Se a etapa anterior foi a mais divertida, agora vem a parte mais chata. Brincadeiras a parte, informar corretamente as saídas de cada período é vital para um bom planejamento financeiro. Por isso você deve prestar muita atenção e coletar o máximo de informação sobre os valores de pagamentos realizados e os índices atuais de reajuste dessas saídas de caixa.

Para facilitar vamos classificar e agrupar as saídas do caixa da seguinte forma:

3.1 – Despesas de produção

São todas as despesas necessárias para se produzir um produto ou serviço. Como compra de matéria prima e embalagens. No caso de serviços poderiam ser o deslocamento necessário para atendimento in loco. E até salários, encargos trabalhistas e benefícios de funcionário que estejam ligados diretamente e exclusivamente na execução do serviço.

Então conforme a provisão do volume de vendas de produtos e serviços você irá determinar os valores em despesas de produção necessárias em cada período.

3.2 – Despesas de venda e marketing

São todas as despesas que serão necessárias para cobrir o esforço de vendas estimado. Como, despesas de marketing e propaganda. Também pode ser incluídos aqui as comissões para parceiros ou funcionários. Lembre-se que esses valores variam conforme o volume de vendas em cada período previsto anteriormente.

3.3 – Impostos sobre vendas.

É a soma de todos os impostos que incidem sobre as vendas de produtos e serviços. Talvez você precise de uma orientação de um contador aqui para saber a tributação especifica do seu produto ou serviço. Encontre a porcentagem do total de imposto de cada produto e serviço e aplique sobre a provisão de vendas em cada período. Também atente-se a ajustes e variações desses impostos que possam vir a ocorrer anualmente no seu setor.

3.4 – Despesas de pessoal.

Nessa etapa é necessário recorrer a folha salarial da empresa e obter todos os valores dos salários, encargos trabalhistas e benefícios que serão pagos em cada período. Fique atento a quais são os períodos e quais serão os reajustes salariais que normalmente ocorrem. Caso você não saiba o valor de reajuste, você pode se basear em valores históricos ou adotar um índice que mais se aproxime do valor, como o da inflação IPCA.

Também é uma boa prática informar a provisão dos encargos como férias e décimo terceiro salários, além de indenizações no caso de eventual necessidade de rompimento do contrato de trabalho.

3.5 – Despesas com terceiros.

São todos os pagamentos por serviço prestados por terceiros, como consultorias, contabilidade, limpeza, segurança, entre outros serviços. O importante aqui é que esses serviços não podem ter relação direta com a produção dos produtos e serviços.

3.6 – Despesas administrativas.

Este é o conjunto de despesas que normalmente se enquadram como despesas fixas. Ou seja, são as despesas que não mudam independente do volume de vendas e da produção de produtos e serviços. Como água, energia elétrica e gás, telefonia e internet, material de consumo, aluguel e condomínio, hospedagem de websites, pró-labore dos sócios, impostos e tarifas públicas, entre outros.

Uma vez que você obtêm esses valores em um período você poderá replica-los em quase todos os períodos pois essas contas dificilmente mudam durante o ciclo econômico da empresa. Mas mantenha-se alerta em possíveis ajustes e variações que possam ocorrer durante o período. E atualize-os assim que identificar mudanças.

3.7 – Provisão de Imposto de Renda e Contribuições

É importante também fazer uma previsão do pagamento de imposto de renda sobre o lucro e também contribuições sociais em cada período. Pode ser que a empresa seja isenta dessas obrigações, dependendo do porte e setor que ela atua. Mais uma vez você poderá consultar a legislação ou um contador sobre o assunto.

4 – Resultado e saldo final

Por fim, agora que temos o total de entradas e saídas do caixa podemos calcular o resultado sendo igual a, entradas menos as saídas. E o saldo final somando saldo inicial mais o resultado do período. Não esqueça também de informar o saldo final de um período como saldo inicial do período posterior, acumulando o saldo do caixa até o final dos períodos de planejamento.

E assim concluímos o nosso orçamento de caixa, uma importante ferramenta que servirá como seu guia para tomada de decisões. Você pode criar esse orçamento no próprio Excel, Google Spreadsheets ou adotar um software de gestão financeira de sua preferência. Mas independente da ferramenta que adotar, lembra-se de manter o orçamento atualizado sempre que possível.

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Joacir Gonçalves Dos Santos
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Empreendedor de Tecnologia, co-fundador e CTO da Aelian.

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