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Já verificou se tem no estoque?

Já verificou se tem no estoque?

“Tempos loucos exigem organizações malucas”, já dizia Tom Peters, um dos vários “gurus” do mundo dos negócios em seu livro, no já distante ano de 1995. Transcorridos 22 anos, percebemos que ele ainda continua certo.

Mas, a maluquice à qual Peters se referiu, naturalmente, não quis dizer ações desgovernadas e não planejadas. Pelo contrário. Dizia, e diz, respeito ao dinamismo, planejamento e ações rápidas e concretas. E, para conseguir se sobressair e atingir seus objetivos em mercados tão turbulentos, poucas rotinas administrativas são tão importantes quanto a Gestão de Estoques.

Nesse artigo iremos discutir a respeito da importância do controle de estoque, como fazê-lo, que princípios devem guia-lo e que métodos estão disponíveis para sua execução.

A IMPORTÂNCIA DO CONTROLE DO ESTOQUE

A gestão do estoque pode não ser uma das tarefas mais glamorosas em uma organização, porém merece toda atenção e dedicação por parte de seus responsáveis em virtude do impacto amplo que pode causar em diversas áreas da empresa, podendo até mesmo comprometer seu desempenho no mercado.

Primeiramente vamos conceituar e entender o que é o Controle ou Gestão de Estoques:

É o conjunto de procedimentos que envolvem os atos de registrar, monitorar e administrar a entrada e saída de mercadorias para revenda e/ou insumos em uma empresa industrial ou comercial.

Podemos extrair desse conceito um dos principais pontos de relevância dessa tarefa para a criação de vantagens competitivas por parte de uma empresa> um sistema de informações. Esses dados monitorados são importantes para todos os setores, como finanças, logística, marketing e vendas.

Por meio desse sistema, a empresa se capacita a atender - de forma adequada e constante - a demanda por seus produtos e serviços, uma vez que tem condições de supri-la, produzindo e/ou revendendo para atender a todos os pedidos gerados.

Porém, é importante que a empresa saiba levar em consideração o fator sazonalidade para calibrar o estoque para altas eventuais advindas de períodos férteis no mercado.

Reduzir custos também é fundamental por meio de uma boa gestão. Isso permite à organização realizar compras em quantidades adequadas e suficientes, possibilitando negociações de bons preços e prazos de pagamento junto aos fornecedores. Lembre-se: estoque significa dinheiro investido, portanto, quanto melhor compramos, melhor vendemos. E o depósito agradece.

A diminuição de perdas também é outro benefício quando a empresa dá a devida importância a essa função. Bons procedimentos de armazenamento e manipulação e instalações adequadas são fundamentais para que esse índice esteja sempre dentro de parâmetros aceitáveis e administráveis.

COMO REALIZAR O CONTROLE DE ESTOQUE

Um controle de estoque eficiente sempre deve ser iniciado com uma previsão de vendas/demanda atualizada, precisa e bem detalhada. Algumas das informações sobre o mercado na qual a empresa atua, que devem “rechear” a previsão com o intuito de que reflita o desejo dos clientes em comprar de maneira muito próxima da realidade, são:

- Histórico de compras dos clientes nos últimos períodos;

- Ações de concorrentes potenciais e share de mercado dos mesmos;

- Avanços tecnológicos no setor de atuação da empresa que podem impactar seus produtos e/ou serviços;

- Decisões governamentais ou de autoridades setoriais;

- Quadro comportamental dos clientes atuais e potenciais;

- Indicadores macroeconômicos.

Com o auxílio de softwares de análise de dados e desenho de cenários torna-se total e perfeitamente plausível obter uma previsão de vendas com grau de precisão bastante satisfatório.

Outro ponto relevante para uma boa gestão é a definição de procedimentos de registro, armazenamento e manipulação das mercadorias e insumos. Dentro desses aspectos, a tecnologia no formato de softwares e empilhadeiras de última geração se apresenta como uma solução bastante acessível. Programas para o registro dos dados referentes aos produtos comprados, códigos de barra, além de máquinas que trabalham de forma minuciosa, causam um impacto extremamente positivo na gestão dos estoques.

E, finalmente, mas não menos importante, um procedimento de expedição que ajuste os processos desde o pedido do cliente até o transporte, passando por fracionamentos e embalagem, fecham o ciclo de uma boa gestão.

PRINCÍPIOS DO CONTROLE DE ESTOQUE

Os alicerces de uma boa gestão de estoque são: a previsão de demanda, a monitoria do sistema e os processos de armazenagem.

Já citamos a previsão de demanda como um fator de suma importância para a gestão de estoques. Porém não falamos da necessidade de um bom sistema de inventário. Uma boa lição que todo gestor deveria saber e, acima de tudo, colocar em prática, é que grandes metas são feitas de pequenas coisas. O inventário é uma prova disso. Se não contarmos, literalmente, tudo o que há no depósito, de nada valerá comprar softwares de última geração, máquinas controladas por inteligência artificial e armazéns gigantes controlados por robôs.

Ter noção exata do quanto, do quê e do valor do que existe em seu estoque é a base da pirâmide.

Assim que esse importantíssimo passo é executado, a tecnologia pode exercer um papel relevante ao permitir que, a qualquer momento, um profissional que necessite de saber a posição do estoque possa acessá-la e ter noção exata para efetivar uma decisão.

E a qualidade dos armazéns que são usados também desempenha um papel definitivo no sucesso dessas rotinas. Desde o recebimento dos fornecedores, até a retirada das prateleiras para o início do processo de expedição tudo deve ser projetado para que as tarefas fluam de maneira eficiente em consonância com a manutenção do estoque atualizado.

MÉTODOS UTILIZADOS PARA CONTROLE

Vários métodos estão disponíveis:

PEPS:

“Primeiro a entrar, primeiro a sair” é o que significa a sigla. Ou seja, as mercadorias compradas primeiramente, devem ser as primeiras vendidas.

UEPS:

“Último a entrar, primeiro a sair”. Usa o princípio contrário ao anterior, fazendo com que as mercadorias que foram compradas recentemente, sejam as primeiras a ser vendidas.

CUSTO MÉDIO

Renova o estoque sempre que uma nova mercadoria é adquirida, através do cálculo de uma média ponderada. Ela traduz-se na soma de todos os custos dos produtos antigos com os valores de todos os novos, divididos pela quantidade de itens disponíveis no estoque.

JUST IN TIME

Em uma tradução livre “no momento exato” essa técnica diz respeito à aquisição e manutenção de estoques apenas no momento em que a empresa necessita de itens para revenda ou produção. A ideia é manter o menor estoque possível para atender as demandas.

CURVA ABC

Divide os produtos em estoque em três grupos de acordo com seu giro, lucratividade e faturamento. No grupo A estão os produtos com um giro não tão alto, porém com alta lucratividade e alto faturamento. No grupo B estão os produtos com um giro e faturamento altos, mas com lucratividade nem tanto. E no grupo C estão aqueles itens com pouco giro, representando pouco no faturamento geral e lucros pequenos.

Bem caro leitor, chegamos ao final de mais um artigo. Esperamos que a leitura tenha sido agradável e útil. Continue navegando na Comunidade Sebrae e saiba mais sobre outros assuntos.

Comunidade Sebrae
Mário José Martins
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Bacharel em Administração pela Universidade Federal de Uberlândia (UFU-MG) e tenho um MBA Executivo em Marketing pela FGV. Tenho 25 anos de experiência profissional divididos em três campos de atividades: Educação, Serviços Linguísticos e Marketing.

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