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Nota fiscal eletrônica: guia básico para micro e pequenos empreendedores

Nota fiscal eletrônica: guia básico para micro e pequenos empreendedores

O número de micro e pequenos empreendedores só cresce no Brasil e, juntamente com isso, aumentam as dúvidas sobre a formalização de um negócio próprio.

As notas fiscais eletrônicas, por exemplo, são um dos processos que surgiram para facilitar a gestão das empresas, mas nem todos entendem a devida importância desse assunto. Até mesmo pessoas mais experientes passam por algumas dificuldades e ficam inseguras quando se trata de processos burocráticos e tributação.

Pensando nisso, nós preparamos este artigo para esclarecer as principais dúvidas sobre a Nota Fiscal Eletrônica.

O que é a Nota Fiscal Eletrônica?

A Nota Fiscal Eletrônica é um documento digital criado para substituir a nota “de papel” e com isso reduzir os custos de impressão e riscos de extravio. Com ela você formaliza e registra cada operação que envolve a circulação de mercadorias ou prestação de serviços – da mesma forma que é feito com as notas fiscais tradicionais. Além de garantir que determinada venda foi de fato realizada, esse documento é essencial para comprovar que a empresa paga seus tributos corretamente e está em conformidade com a legislação.

As notas podem ser classificadas em cinco formatos diferentes, conforme a atividade desempenhada pela empresa:

  • NF-e (Nota Fiscal de Produto): é para documentar a compra e venda de produtos ou serviços, sujeitos à cobrança do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços);

  • NFS-e (Nota Fiscal de Serviço): é para documentar a empresa que presta serviços como atividade principal ou secundária; portanto, sujeita à cobrança de ISS (Imposto sobre Serviços);

  • NFC-e (Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor): é a nota que substitui o cupom fiscal/nota fiscal emitido para o cliente final ao efetuar a compra de um produto. Oferece mais garantia no controle fiscal, por parte do governo;

  • CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico): é para identificar a prestação de serviços de transporte de cargas;

  • MDF-e (Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico): serve para simplificar o sistema burocrático no transporte de cargas, agilizando o cadastro em lote de documentos fiscais de cargas em trânsito.

Como emitir as Notas Fiscais Eletrônicas?

Depois de conhecer os diferentes tipos de nota fiscal eletrônica existentes, você provavelmente se perguntou: como emitir essas notas? Existem vários sistemas de nota no mercado, como escolher a melhor?

Primeiramente, é importante saber que para emitir:

  • NF-e – é necessário ter o certificado digital, autorização da Secretaria da Fazenda e usar um Sistema Emissor de NF;

  • NFS-e – precisa fazer a solicitação do pedido para emissão pelo portal do município;

  • CT-e – é necessário ter o certificado digital, autorização da Secretaria da Fazenda e usar um Sistema Emissor de NF.

Portanto, para ter validade jurídica você precisa adquirir um certificado digital para confirmar sua autenticidade e provar, por meio de uma assinatura digital, que foi a sua empresa que emitiu a nota. Além disso, você precisa se cadastrar junto à Secretaria do Estado da Fazenda do estado em que sua empresa está situada. Por fim, deve escolher um software emissor de notas fiscais. 

Existem diversos softwares que emitem NF-e gratuitos ou a custos reduzidos. A Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo (SEFAZ/SP) disponibiliza um sistema emissor de Nota Fiscal eletrônica (NF-e) gratuito, que pode ser baixado diretamente do Portal (www.nfe.fazenda.gov.br/portal/emissor.aspx).

Durante o Summit SEBRAE 2019, a empresa TreeUNFe, foi um dos expositores desse segmento. Está no mercado desde 2016 para ajudar as micro e pequenas empresas a crescerem por meio de uma gestão e emissão de notas fiscais eficiente.

Além de todos os recursos disponibilizados gratuitamente, a empresa também oferece outros, pagos, como o suporte técnico humanizado para dar todo o suporte ao empreendedor. Dependendo das características do seu negócio e do volume de notas geradas, é um investimento que vale a pena.

A Nota Fiscal para Micro e Pequenos Empreendedores

Você sabia que a emissão de notas fiscais para microempreendedores é facultativa?

Sim, o microempreendedor individual (MEI) fica desobrigado de emitir nota fiscal em negociações entre pessoas físicas; porém, para transações comerciais entre empresas (ou seja, pessoas jurídicas), a emissão da nota fiscal é obrigatória, inclusive quando é um comércio eletrônico

Mas é mais simples, bastando solicitar a NF avulsa na Secretaria da Fazenda do estado em que atua.

Vale lembrar que o MEI só é obrigado a adquirir o Certificado Digital se optar por emitir a Nota Fiscal Eletrônica.

Ao se formalizar, o MEI passa a ter cobertura previdenciária para si e seus dependentes, além de inúmeros benefícios como auxílio maternidade, auxílio-doença etc.

Mesmo sendo uma atividade facultativa, é interessante que o microempreendedor registre todas as suas vendas através das notas fiscais, porque, além de ajudar na emissão do comprovante de rendimentos por parte do contador, comprova que a empresa está de acordo com as suas obrigações tributárias, resultando em mais credibilidade perante os clientes e fornecedores.

O que achou deste guia rápido? Compartilhe sua experiência com Notas Fiscais Eletrônicas!

 

 

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