Oito dicas para tornar sua reunião produtiva

Realizar reuniões produtivas e fazer com que elas tragam resultados positivos ao negócio ainda é um desafio muito presente nas empresas. Mesmo sendo prática antiga, uma reunião produtiva não é uma realidade congruente entre as organizações.

É fundamental que esses encontros sejam bem aproveitados porque eles demandam tempo e dedicação. É necessário planejamento, pois é preciso ausentar funcionários e líderes de suas funções, parar algumas atividades... Logo, não é todo dia que dá para fazer uma reunião.

Mas como realizar essas conversas produtivas e que gerem bons resultados à organização? Há alguns elementos essenciais à produtividade da empresa que devemos assegurar que façam parte do encontro.

Por isso, neste post listamos oito dicas reflexivas que o ajudarão a planejar as próximas reuniões daqui para a frente.

O que carateriza uma reunião produtiva?

Bom, deslocar os funcionários de suas atividades por razões dispensáveis é capaz de gerar impactos negativos. Além do mais, reuniões improdutivas são prejudiciais à gestão da empresa, haja vista que o futuro organizacional não é debatido com clareza e objetividade.

Mas, o que de fato, caracteriza uma boa reunião? Veja:

• Aproveitamento de tempo: nenhum colaborador deve sair do local confuso ou desinformado em alguma questão, assim como quando entrou;
• Foco: uma reunião produtiva deve ser caracterizada pelo foco. É preciso reduzir, ou eliminar a dispersão, mantendo os envolvidos engajados e concentrados na pauta;
• Planejamento: é necessário que o encontro esteja organizado e planejado. O responsável pela reunião deve ter plena ciência do que vai dizer e como vai fazê-lo;
• Atratividade: a conversa não pode ser vista como uma chateação. Ela tem de ser encarada pelos envolvidos como um momento oportuno para fazer a diferença, influenciando positivamente nos planos da empresa;
• Rentabilidade: o tempo dedicado à essa atividade deve ser bem aproveitado, gerando bônus ao invés de ônus.

Agora para que você consiga realizar uma reunião produtiva, atrativa e que gere bons resultados, vamos às dicas:

1 - Planeje a pauta com antecedência

Digamos que a pauta é o motivo pelo qual a reunião existe. Não há como gerar bons resultados a partir de uma conversa se não há precisão no que será discutido, tão pouco haverá o que dizer.

Lembre-se da rentabilidade e do aproveitamento de tempo, a elaboração da pauta não deve ser feita superficialmente, como se bastasse fazer uma pequena lista em um papel. É necessário que sejam abordados temas realmente relevantes e que tenham relação com o propósito da reunião.

Por fim, estabeleça o que é prioridade e monte uma programação, considerando o tempo, urgência, assuntos a serem tratados e assim por diante. No mais, registre essas informações de forma resumida e informe-as aos participantes. Não é necessário um documento oficial, mas facilitará bastante se você abranger alguns itens como:

• Tema da reunião;
• Justificativa do tema;
• Data, horário, local e tempo de duração;
• Responsável e participantes;
• Tópicos conforme prioridade.

2 - Escolha o local mais apropriado

O ideal nesse momento é utilizar a famosa “sala de reunião”, que há em quase todas as empresas. O lugar deve ser silencioso, confortável e deve comportar todos os participantes, evitando assim distrações e interrupções.

Além disso, o local deve ser organizado com base no evento que irá receber. Deve estar equipado para uma reunião organizacional e não para uma apresentação criativa, por exemplo. É necessário deixar o ambiente confortável para os participantes, evitando que eles se sintam pressionados ou constrangidos durante o encontro.

3 - Determine os convocados

Quanto maior o número de participantes, maior é a chance de a reunião sair do foco principal. Por isso, escolha o grupo de convocados com base no objetivo da conversa. Se a reunião pretende falar sobre a área de TI, convoque somente os colaboradores desse setor, o mesmo exemplo cabe para a contabilidade, recursos humanos, administração, entre outros setores.

Se achar necessário, realize diálogos individuais com cada setor ou, então, realize uma conversa com os responsáveis pelos departamentos. Dessa forma, você conseguirá passar a ideia com mais objetividade, tornando a reunião mais produtiva.

4 - Defina horários para começar e terminar

A reunião deve ter horário certo para começar e também para acabar. Isso fará com que os colaboradores se organizem para estar prontos para aquele horário, além disso, evitará atrasos.

A falta de horário para terminar também pode acabar prolongando a reunião, demasiadamente. Como parte do planejamento, organize a pauta e estabeleça quanto tempo você precisa para passar tudo o que for necessário para a equipe. Para tornar a reunião mais produtiva, prefira horários com menos movimento e mais “quebrados”, evitando assim os horários tradicionais e de mais demanda nas atividades.

5 - Tente marcar a reunião para dias mais improdutivos

Além do horário marcado, a data também faz toda a diferença, isso porque existem dias que são muito mais corridos e atarefados do que outros, como os dias de fechamento de folha de pagamento, por exemplo. Nesse dia é praticamente inviável realizar uma reunião.

No entanto, em todas as empresas existem aqueles momentos que são mais tranquilos, não é mesmo? Marque a conversa para esse dia. Esse é um ótimo jeito de otimizar tempo e realizar uma reunião mais produtiva e tranquila.

6 - Deixe claro o objetivo da reunião

O encontro deve ter um objetivo, seja discutir um problema que apareceu, trabalhar novas soluções ou então avaliar resultados, o fato é que sempre deve haver um objetivo. Caso os temas da reunião sejam superficiais, eles podem ser resolvidos em uma simples conversa.

É imprescindível estabelecer o que se espera com essa conversa. Todos os participantes precisam saber o porquê foram chamados, como podem contribuir e qual é o objetivo ao qual se deve chegar.

Isso tornará a reunião mais produtiva, direcionando a atuação dos colaboradores e evitando desvios que os levem para longe do objetivo do encontro.

7 - Faça uma conclusão

Ao fim da reunião é necessário que os objetivos e metas tenham ficado claros a todos. É fundamental que os participantes entendam o real motivo da conversa e como irão contribuir para atingir os resultados esperados.

8 - Documente os assuntos tratados

Por último, mas não menos importante, faça a ata de reunião. Documente tudo o que foi discutido e decidido durante o encontro e disponibilize esse documento para os demais participantes. Dessa maneira, todos saberão as próximas etapas, evitando assim futuros problemas de comunicação.

Uma reunião produtiva e capaz de gerar bons resultados baseia-se exclusivamente em planejamento e preparação. Conforme citado, todas as dicas listadas são capazes de contribuir para um planejamento estratégico e perfeito, de modo que a conversa agregue valor a todos os participantes, estimule-os a realizar o seu papel e gere resultados positivos à empresa.

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