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Organização no trabalho: proteja seu PDF contra edição

Organização no trabalho: proteja seu PDF contra edição

O comércio eletrônico e o empreendedorismo em meio digital tem diversas vantagens: escalabilidade, possibilidade de divulgação e venda com custos reduzidos e com menos limitações de mão de obra e de horários.

No entanto, um dos grandes obstáculos de muitos empreendimentos em ambiente virtual é a organização. Por um lado, disposição e disciplina podem sanar as pendências organizacionais. O desenvolvimento dessas competências pode variar conforme o negócio.

Por outro lado, muito tempo pode ser perdido com a organização de arquivos e documentos digitais. Mesmo algumas dificuldades técnicas que não são complexas podem se tornar grandes obstáculos, que requerem pesquisas, downloads e adaptações.

 

Documentação virtual

Documentos digitais podem assumir diversos formatos. Formulários, recibos e processos muitas vezes são salvos em PDF. Esse é um tipo de arquivo eletrônico desenvolvido pela Adobe, em 1993. No entanto, PDFs podem ser criados e editados não apenas no Adobe Acrobat, mas também há outros melhores programas para abrir PDF

Arquivos PDF podem conter textos, imagens e outros elementos figurativos (gráficos, projeções, etc.) e diferem dos arquivos de texto mais comuns (especialmente .txt e .doc, extensões comuns do Windows feitas, por exemplo, no bloco de notas e no Microsoft Word) porque mantém uma resolução mais alta dos elementos presentes no arquivo, e é ao mesmo tempo uma ferramenta mais segura. 

Isso acontece porque o arquivo está mais próximo de uma imagem do que de um texto, e é mais seguro que ambos em termos de possibilidade de edição. Não à toa, o PDF é um arquivo amplamente aceito para negociações comerciais, troca de informações e outras operações nas quais as informações não possam ser editadas e por isso um software do tipo é fundamental para uma empresa ou pessoa mesmo.

Nesse contexto, uma preocupação pertinente diz respeito a como proteger esses arquivos de PDF contra edição indesejada, ou mesmo leitura por parte de quem não deve olhar.

 

Proteger documentos

Durante a criação ou a edição de documentos PDF é possível inserir uma proteção para que os arquivos não sejam alterados por quem não deve.

O primeiro passo para isso, é saber qual programa pode fazer o trabalho pesado para você. Nos baseamos nos serviços do Wondershare PDFelement para explorar, passo a passo, como manter arquivos sensíveis e/ou pessoais mais protegidos.

 

Método passo a passo para proteger seu PDF

Como foi dito, a Adobe foi a responsável pela criação do arquivo e, até por isso, fornece os programas para mexer com ele, sendo o mais famoso o Acrobat Reader. Já o PDFelement da Wondershare é uma opção mais nova, barata e eficaz para tratar seus documentos PDF da forma mais adequada e protegê-los conforme você achar necessário.


Confira o passo a passo para utilizar o programa:
 

  1. Baixe o Wondershare PDFelement: Ainda não existe uma versão online para o programa, então o caminho é fazer o download diretamente no site
     
  2.  Abra seu arquivo em PDF: Escolha o arquivo que deseja editar e, em seguida, proteja-o e abra-o utilizando o PDFelement. Clique em “abrir arquivo” e encontre o documento na pasta onde estiver salvo no seu computador. Você também pode “arrastar” o arquivo diretamente no programa, se preferir.
     
  3. Selecione “Proteger”: Você verá, na barra de ferramentas na parte de cima do programa, a palavra “Segurança”. Basta clicar nela e será pedido para criar uma senha para o seu arquivo. Crie uma senha e confirme-a para, então, deixar seu documento protegido.


 

Enviando seu arquivo

Agora que você colocou uma senha, somente quem possuir o código vai poder acessar o documento. Por segurança, pode ser uma boa ideia anotar essa senha em algum local que só você (ou quem puder acessar) possa encontrar, caso se esqueça.

O envio do arquivo é feito normalmente, seja transferindo online ou copiando em hard drives (memória do celular, pen drive, etc.). Quando alguém for tentar abrir o arquivo, a senha será solicitada; se não estiver correta, não há como acessar o documento.

Lembre-se que os arquivos PDF já são, naturalmente, protegidos contra edição (não é possível modificar diretamente o texto se ele já estiver salvo em PDF), mas inserir a senha garante que ele não seja acessado por quem não deve ou mesmo copiado para terceiros.

 

Conclusão

A transferência e a edição seguras de documentos são fundamentais para uma rotina organizada e segura de negócios digitais. Programas como o PDFelement são muito usados para compor documentos com imagens, textos e mídia interativa, mas nem sempre são aproveitados também para garantir a segurança de comunicações.

No presente contexto de trabalho remoto e novas redes de colaboradores digitais, essa é mais uma peça importante no quebra-cabeça da privacidade e cibe segurança nos negócios digitais.

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