[ editar artigo]

Os desafios da Gestão de Processos

Os desafios da Gestão de Processos

Se manter em destaque em um mercado tão competitivo não é fácil. Para conquistar clientes fiéis e garantir uma boa posição entre as escolhas dos consumidores é necessário entregar um serviço de qualidade. A gestão de processos é a solução ideal para colocar a rotina administrativa nos eixos, alinhada com a estratégia da organização.

Quando os fluxos de atividade são otimizados, todos os departamentos se integram e a qualidade da atividade fim é aumentada. Sendo assim, além de aproveitar melhor os recursos de empresa, os clientes recebem um serviço mais rápido e mais satisfatório.

Quando falamos de uma empresa alinhada, gerenciada e funcionando como um organismo vivo, também falamos de decisões tomadas com maior efetividade. Como os gestores têm mais informações e sabem como os setores podem impactar uns aos outros, fazem escolhas mais rápido e com menor índice de erros. Logo, a gestão dos processos impacta no funcionamento da empresa de ponta a ponta.

Quer entender mais sobre a gestão de processos? Continue lendo o nosso artigo! Você vai descobrir como o método pode aprimorar o desempenho dos departamentos do seu negócio!

O que é a gestão de processos?

Toda organização deve ter um objetivo estratégico que guia o dia a dia da empresa, a fim de chegar aos resultados esperados. Porém, para que isso de fato aconteça, os setores devem executar suas atividades rotineiras de maneira alinhada com o propósito do negócio.

Em meio ao caos do cotidiano e um grande volume de entradas de tarefas, isso não é o que acontece na prática. Em geral, cada departamento desenvolve seu fluxo de trabalho de forma isolada, de acordo apenas com suas próprias necessidades pontuais.

A gestão de processos é uma forma de gerenciamento dos fluxos de trabalho ativamente, a fim de coordenar da melhor maneira a execução das atividades e integrar os múltiplos departamentos de uma empresa, para que funcionem de maneira interdependente.

Na prática, essa abordagem identifica como cada processo funciona, desenha um fluxo de trabalho mais produtivo e funcional, cria documentos para controlar a execução e mede, por meio de indicadores, o desempenho dos setores. Com os dados e controle acerca do setor, a gestão de processos cria medidas para melhorar o que ainda não atingiu as expectativas e corrigir os gargalos.

Objetivos da gestão de processos

Observando as características da gestão de processos, observamos que existem alguns objetivos que ela se propõe a cumprir para melhorar a rotina da organização. Podemos definir que eles são:

  • Melhoria contínua;

  • Redução de gargalos;

  • Definição de responsabilidades;

  • Uso dos recursos adequadamente;

  • Formalização do processo;

  • Definição de um fluxo de trabalho otimizado;

  • Mapeamento das atividades;

  • Alinhamento dos processos com os objetivos empresariais.

Em suma, os objetivos da gestão de processos buscam desenvolver pontos-chave para a eficiência de um setor. A partir desse controle proativo, as atividades são colocadas em avaliação contínua. É dessa maneira que se encontra métodos práticos e lógicos.

Portanto, implantar a gestão de processos na sua empresa significa se comprometer com a busca pela melhor maneira de executar os afazeres, relacionar setores e lidar com os clientes.

Qual é a importância da gestão de processos?

As empresas modernas precisam atingir um nível máximo de qualidade, tanto nos negócios, para sobreviver aos desafios organizacionais, quanto nos produtos, para conquistar e fidelizar consumidores.

Porém, um negócio é dotado de muita complexidade, precisando executar uma gama de tarefas. Para gerenciar adequadamente tudo e obter as melhores saídas, os processos devem ser organizados e estabelecidos para tal.

Nesse contexto, a gestão de processos é uma aliada para detalhar os fluxos de trabalho e encontrar uma rotina funcional e satisfatória para o departamento. Sendo assim, ela adquire uma importância fundamental para o sucesso da empresa. Confira!

Integração

Uma empresa funciona com diversos departamentos, que cuidam as responsabilidades necessárias para cada área. Porém, no resultado final, o que se observa é uma integração de todos eles.

Gerenciar esses departamentos, de maneira isolada, leva a erros e ambiguidades. Tais práticas são prejudiciais para o negócio, pois desperdiçam dinheiro. Além disso, pode se ter um panorama errado da situação ao não observar todo o contexto de maneira combinada.

Com a gestão de processos, os gestores definem e observam como cada departamento infere no outro e como eles se afetam. Além disso, caminhos são criados para que haja comunicação eficiente entre eles.

Consequentemente, a empresa passa a funcionar como um organismo interdependente, onde cada departamento compreende também o papel dos demais na execução da atividade fim.

Tomada de decisão

No mesmo contexto em que as novas empresas precisam oferecer diferenciais competitivos, existe uma mudança rápida de mercado. A todo momento surgem novidades e movimentações que exigem atitudes dos empresários.

Para conseguir atender a essa necessidade, é fundamental tomar decisões rápidas de como agir e escolher os melhores caminhos para seguir. Porém, a falta de informações e visão clara da empresa prejudicam essa difícil missão.

A gestão de processos oferta uma visão íntegra e completa do funcionamento da empresa. Também proporciona ferramentas para medir o desempenho e a eficiência de cada setor. Para os gerentes, tais dados conferem material para saber a real situação do negócio e da cadeia produtiva.

Assim, para uma tomada de decisão bem estruturada, obter um sistema concreto de gestão dos processos é crucial. Contando com ela, antes mesmo da escolha, é possível prever quais serão os impactos isolados e conjuntos das decisões.

Rotina administrativa

A rotina administrativa é o cerne de uma empresa saudável. Afinal, são as atividades desempenhadas no dia a dia que dão estrutura e sustentação ao funcionamento do empreendimento.

Nesse contexto, quando as atividades são feitas de modo aleatório, sem considerar a maneira mais eficiente de realizá-la, é impossível de obter os melhores resultados.

Ao adotar um processo bem definido, o fluxograma de trabalho orienta os colaboradores a desempenhar suas funções por caminhos rápidos, com menos erros e considerando os demais departamentos da empresa.

Quais são os benefícios de uma boa gestão de processos?

No ambiente empresarial, uma rotina funcional e alinhada é o segredo da eficiência. Por isso, gerir processos se torna crucial. Apenas com procedimentos para desenvolver e integrar a execução das atividades é possível atingir produtividade. Com isso, vemos que para otimizar o tempo e a qualidade do trabalho é fundamental. Entenda o papel da gestão de processos nesta jornada!

  • Produtividade

A produtividade é buscada por todos os negócios. Aproveitar ao máximo os recursos de tempo e financeiros é um dos passos para lucrar. Portanto, os empresários devem focar em aprimorar essa qualidade

Conquistar um bom aproveitamento de recursos e um desempenho máximo dos seus colaboradores não é fácil. Além de desenvolver os pontos positivos, é fundamental eliminar desperdícios, gargalos e má gestão do tempo.

Implantando uma gestão de processos, o negócio consegue agregar essas qualidades e ter um ganho significativo em agilidade e qualidade. Afinal, ela foca em descobrir o método de desenvolvimento das atividades que gera os melhores resultados.

As métricas e indicadores implementados por ela ainda conferem uma excelente fonte de informação para identificar os erros e problemas que atrasam a rotina dos departamentos.

  • Melhoria contínua

Todos nós sabemos que o mercado se torna cada vez mais competitivo. Nesse cenário, para ganhar espaço, o serviço oferecido precisa se destacar. Isso não significa apenas ter um bom produto, mas também um funcionamento exemplar.

Atingir uma rotina de trabalho que atenda às necessidades da empresa e dos clientes não é uma tarefa fácil. É preciso encontrar os melhores métodos de trabalho e aprender com os erros, para melhor satisfazer clientes e exigências de mercado.

A gestão de processos busca o aprimoramento contínuo dos métodos de trabalho. Corrigindo falhas, procurando fluxos otimizados e avaliando constantemente os processos, é possível melhorar o desempenho do setor.

Dessa forma, a rotina do empreendimento e o comportamento dos funcionários é lapidado. Então, se encontram maneiras mais rápidas e menos trabalhosas de executar as atividades, evitando cometer novamente erros que prejudicam o processo.

Redução de erros

Geralmente, para concluir um trabalho, muitos setores da empresa estão envolvidos. O comercial entra em contato com o cliente, os recursos humanos direcionam os melhores colaboradores para o trabalho, o departamento de compras reúne os materiais necessários etc.

Nesse caminho, todos os setores devem cumprir adequadamente sua parte. Havendo falhas em qualquer um dos departamentos, todo o resultado final tem chances de ficar comprometido. Ou, se um dos setores precisa lidar com obrigações que são de outros departamentos, pode haver perda de qualidade e atraso na rotina.

Problemas de comunicação, má distribuição das atividades ou um fluxo de trabalho pouco funcional são grandes vilões de produtos ou serviços de qualidade. Por isso, a aplicação da gestão de processos se torna vantajosa.

Com mapas de trabalho, as responsabilidades de cada setor ficam estabelecidas, evitando desentendimentos. As comunicações entre cada departamento também são delimitadas, de maneira que o protocolo certifica o correto tratamento da atividade ao longo de toda a cadeia. Ao final, menos erros ocorrem, garantindo maior assertividade.

Controle processual

Geralmente, uma empresa é formada por diversos departamentos. Embora todos interajam para gerar o resultado final, cada um possui suas particularidades e rotinas pertinentes.

Sendo assim, muitas das atividades desempenhadas podem fugir do controle. As obrigações burocráticas de cada setor, por exemplo, podem se acumular quando não administradas da maneira correta.

Por isso, é altamente necessário que haja uma rigidez processual, garantindo meios para que todas as obrigações sejam cumpridas. Apenas com uma boa definição das entradas e saídas de cada departamento, isso é possível.

Com uma gestão de processos bem aplicada, os gerentes estabelecem um fluxo de atividades com objetivo de executar todas as tarefas necessárias, da melhor maneira e com a correta integração entre os setores. Assim, controlam e unificam todos os departamentos.

Como fazer a gestão de processos?

Visto todos os benefícios de adotar bons métodos para controle e gerenciamento dos processos, a questão que resta é como conseguir todas essas vantagens para o seu negócio. Para isso, existem passos fundamentais, que devem ser seguidos, a fim de obter uma gestão alinhada e funcional. Continue conosco e saiba quais são a seguir!

Visão do processo

Todo processo é munido de atividades ministradas cotidianamente, além de suas entradas e saídas esperadas. Também existe a ligação entre todos os processos e como devem entregar as tarefas para os setores subsequentes.

Portanto, conhecer essas atividades, quem são seus responsáveis e como eles devem gerenciar esse conteúdo é a parte mais importante. Iniciar um fluxo de trabalho que não considere essa visão anterior do processo é altamente prejudicial.

Por isso, adquira uma visão do setor como um todo, desde o envolvimento de cada colaborador até as saídas esperadas. A partir daí, são encontrados os gargalos e pode ser estabelecido um mapeamento com abordagem mais eficaz para a execução.

Alinhamento com a estratégia

O objetivo estratégico da empresa deve guiar todos os seus esforços. Para elaborar a Gestão de Processos não é diferente. Afinal, manter uma atividade que não agregue valor para o objetivo do seu negócio vai consumir erroneamente seu tempo e dinheiro.

Por isso, é fundamental organizar as tarefas e protocolos dos setores de acordo com o que a empresa aguarda como resultado.

O fato é que realizar uma demarcação das atividades é uma forma de fornecer suporte ao atingimento de metas e objetivos organizacionais. Sendo assim, ao mapear os setores da empresa e como as tarefas decorrerão dentro deles, é fundamental ter a estratégia em mente.

Envolvimento dos usuários

Ao estabelecer processos é preciso considerar a realidade da empresa e do departamento. Por mais que o mapa do fluxo de trabalho seja uma visão com o objetivo de tornar a execução ideal, ele não pode ignorar o que realmente acontece no dia a dia. Afinal, as entradas continuarão as mesmas. O papel da gestão é encontrar os meios mais rápidos e acertados de organizá-las e executá-las.

Para saber o que realmente ocorre nos departamentos, é necessário envolver os executores na etapa de planejamento. Assim, as necessidades do setor, a quantidade de entradas e a capacidade de saídas podem ser demonstradas de acordo com o que realmente ocorre.

Vale ressaltar que, ao elaborar a gestão de um processo pulando essa etapa, fica praticamente impossível de colocar o planejamento em prática. Caso a definição seja baseada em achismo ou uma visão ideal durante o discorrer dos trabalhos ficará impossível de se manter dentro do fluxo de trabalho. Afinal, outras atividades não planejadas vão tomar conta do tempo útil.

Acompanhamento dos resultados

Como já abordamos anteriormente, a melhoria contínua é um dos pilares da gestão de processos. No entanto, não é possível saber o que precisa ser melhorado sem medir os erros. Muitas vezes, se observamos apenas o que acontece no dia a dia, deixamos de perceber grandes inibidores de resultados.

Portanto, para cada processo, é necessário estabelecer um indicador. A função dele é medir se a atividade chave esperada para aquele departamento está sendo cumprida. Por exemplo, se o objetivo do RH é treinar e capacitar seus colaboradores, um índice de horas de treinamento é ideal para verificar o cumprimento de tal objetivo.

Chamamos essa etapa de definição de métricas. Cada departamento pode ter mais de uma forma de acompanhamento. O fundamental é que o processo seja avaliado e melhorias sejam propostas caso não haja o atingimento das metas pré-estabelecidas.

Quais são as etapas da gestão de processos?

Existem etapas que sintetizam e guiam uma boa gestão de processos. Seguindo essa combinação continuamente, é possível conseguir a melhoria contínua dos setores, além de uma melhor administração da empresa como uma organização interdependente. Quer se aprofundar no assunto? Explicamos mais abaixo!

1 - Análise

A análise inclui a reunião de dados sobre o funcionamento e estado atual dos processos. Em síntese, há a observação de como são desempenhadas as atividades, qual o fluxo de trabalho, como as entradas são gerenciadas, como os documentos são armazenados etc.

É importante observar durante essa etapa quais são os pontos que impedem a produtividade do departamento. Ou seja, quais dos passos, formas de armazenamento ou administração dos dados tornam a execução desnecessariamente mais demorada. Verificar qual é o papel do departamento e quais são as atividades que chegam até ele também é fundamental.

2 - Modelação

A modelação é o início do gerenciamento do processo, propriamente dito. Basicamente, nessa fase, os pontos de melhoria são identificados e o fluxo de trabalho é remodelado para incorporá-los. No desenho, a inter-relação do passo a passo e o caminho que as entradas devem fazer até se tornarem saídas precisa ser claro e bem definido.

É importante relembrar que a rotina do departamento e suas necessidades devem ser consideradas. Ou seja, o mapa modela a melhor maneira de realizar as atividades, em um fluxo otimizado, mas também incorpora de forma realista o que ocorre no ambiente no dia a dia.

A partir de tais observações, um mapeamento é criado, definindo todo o caminho que as entradas devem fazer no setor, por qual caminho devem ser guiadas, como devem ser fornecidas as saídas e todos os demais passos. Isso se torna um documento, que descreve o funcionamento daquele departamento.

3 - Implementação

No entanto, não basta definir o processo e aguardar. Se faz necessária uma fase de implementação. Com ela, o projeto é inserido e incorporado aos poucos, para que seu funcionamento se dê por completo.

Esse momento envolve tanto a parte burocrática quanto prática. Ou seja, tanto a documentação do processo e dos mapas é oficializada quanto os colaboradores são capacitados para adotar o novo fluxograma.

Treinamentos graduais vão explicar para os funcionários os benefícios e como aplicar a nova rotina. Movimentações de documentos, espaço e demais mudanças também são realizadas aqui.

4 - Monitoramento

A etapa de monitoramento é responsável por garantir a melhoria contínua da gestão de processos. O necessário para cumprir essa etapa é criar as melhores métricas para medir a eficiência de cada departamento.

Por exemplo, um grande indício que o setor de compras está otimizado é a redução de custos. Ou, ainda, uma análise detalhada do desempenho dos fornecedores no período avaliado.

A partir do acompanhamento desses níveis, os gestores vão avaliar o setor e propor melhorias para sanar os índices insatisfatórios.

5 - Automação

A automação é fundamental para conquistar o nível máximo de eficiência. Na gestão de processos, tomar essa medida é o caminho para integrar setores com maior facilidade, reduzir o nível de falhas e agilizar as atividades. Com a tecnologia, existem diversas possibilidades de intervir com automatizadores na rotina da empresa.

Visualizando os trabalhos manuais que estão comprometendo o tempo e a disposição da equipe, é necessário implementar as ferramentas e tecnologias adequadas para resolver essa questão. Assim, os funcionários desempenham sua energia com tarefas mais estratégicas e que que trazem maiores resultados. Investir nesse ponto é crucial para economia de tempo e dinheiro pela empresa.

Ao final das etapas, o seu processo já evoluiu para um mais eficiente. Ao passo que isso ocorre, ele está pronto para iniciar o ciclo novamente e assim sucessivamente. Dessa maneira, vemos que a implementação é contínua e a correção de falhas e gargalos do fluxo ocorre a todo momento.

A implantação de um mapeamento dos processos pode elevar o nível de sua empresa. Afinal, quando as atividades são bem definidas, os desperdícios eliminados e a comunicação entre setores é estabelecida adequadamente, o impacto na produtividade é altamente positivo.

Outro ponto importante da gestão de processos é que seu negócio entra no modo de melhoria contínua. Com as mudanças, mapeamentos e monitoramento dos resultados, os problemas são corrigidos, para melhorar a rotina. Após as mudanças, novos erros são observados e outro ciclo se inicia. O aprimoramento do departamento nunca para, de maneira que o processo sempre se modifica para atingir as metas e objetivos.

A gestão de processos é o caminho para que o fluxo de atividades dos setores se alinhem com a visão estratégica da empresa. Consequentemente, o resultado final se torna melhor e mais rápido de ser obtido, pois toda cadeia produtiva está alinhada com ele.

A gestão de processos preza pela busca constante para controlar, desenhar e entender melhores caminhos para os processos organizacionais. Os ganhos em fluidez nas atividades, transparência entre departamentos, lógica no fluxo de tarefas e melhor administração das entradas e saídas aprimoram consideravelmente o desempenho da empresa e o poder de liderança dos gestores.

Nosso conteúdo sobre gestão de processos ajudou a entender como gerenciar os departamentos da sua empresa? Acredita que essa medida é importante para aumentar a eficiência do seu negócio? Comente sua experiência. Continue navegando pela Comunidade Sebrae e saiba mais sobre outros assuntos.

Blog

Comunidade Sebrae
Ler conteúdo completo
Indicados para você