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Por que mapear processos?

Por que mapear processos?


Muitas empresas de pequeno e médio portes se perguntam: por que temos que ter nossos processos mapeados e organizados? Sempre trabalhamos neste formato e sobrevivemos até aqui.

Neste contexto, a resposta foi entregue na segunda parte: "sobrevivemos". As organizações atuais não tem mais como apenas se manter vivas no mercado globalizado, pois sua tomada de decisão e agilidade de resposta aos clientes são fatores determinantes para sua competitividade, e desta forma, ajudam no posicionamento de sua marca e consequentemente no seu reconhecimento como CIA que agrega valor aos seus clientes.


Para que este quesito seja cumprido, uma das ações necessárias é o mapeamento dos processos de negócios, que auxilia diretamente no engajamento dos colaboradores com o propósito da empresa; no entendimento do funcionamento operacional do negócio; na priorização de projetos de melhoria oportunos ou necessários e; na estruturação de indicadores de performance condizentes com a estratégia do negócio.

Explico aqui as 04 fases deste projeto e a relação direta com a gestão de resultados organizacionais.


Fase 01- Estruturação da Cadeia de Valor: contribui com engajamento de todos os colaboradores e fornecedores, colocando-os dentro do "mesmo barco", fazendo com que "remem" para o mesmo destino e com o sincronismo necessário. A projeção da Cadeia de Valor e ampla divulgação no desenvolvimento das pessoas da empresas, insere um objetivo comum de agregar valor direto ao cliente externo (e também interno), mitigando desperdícios na operação e integrado os processos nas suas diversas passagens entre "uma área" e "outra área";

Fase 02 - Mapeamento de Processos AS-IS: investigação, entendimento e alinhamento dos processos existentes, como eles são operados (indiferente de sua performance atual), considerando os gatilhos de entrada, processamento de atividades fase a fase e resultados de entrega e saída (SIPOC). Este momento possibilita a verificação de todas as atividades operacionalizadas nas rotinas da organização, fortalecendo a gestão do conhecimento sobre a cadeia operacional e padronizando atividades interconectadas;

Fase 03 - Melhorias de Processos TO-BE: implementação da cultura do "inconformismo" com a melhoria contínua, com definição dos donos de processos com papeis e responsabilidades claras (RACI), sistematizando as prioridades operacionais e gerenciando riscos de mudança de forma clara, além de possibilitar a tratativa de exceções com planos de contingencia mais assertiva;

Fase 04 - Implementação de Indicadores de Performance: estruturação da gestão dos números dos processos com mínimo, baixo ou nenhum "delay" (biópsia), possibilitando a tomada de decisões mais rápida e assertiva quando identificada a baixa performance ou alterações no mercado que gerem impactos à operação. Também com a definição de metas  mais transparentes para os processos e considerando a conexão estratégica dos resultados de tempo e custo, e ainda monitoramento das rotinas individual ou conjuntas das células de trabalho.

Cada vez mais observa-se o amadurecimento das empresas quanto a necessidade de ter e manter seus processos organizados e monitorados, com a intenção de melhor gerenciar o conhecimento operacional das rotinas, controlar a performance das entregas e ainda proporcionar um ambiente focado na melhoria contínua.

Este modelo de projeto impacta diretamente em melhores condições de trabalho para as "pessoas" das organizações, onde num ambiente com maior entendimento das rotinas, planos de contingência estruturados, com metas mais claras e a possibilidade de colaboração no processo de melhoria, automaticamente o engajamento e contribuição dos colaboradores se eleva, tornando os resultados e a satisfação mais expressivos.

 

Jameson Moreira                                                                                                                                          Proprietário da Velg Assessoria Empresarial.

 

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Consultor especialista em processos e produtividade BPM na Velg Assessoria Empresarial. Professor da Pós e MBA na FAE Business School, ISAE-FGV Fundação Getúlio Vargas e PUC-PR. Entusiasta do empreendedorismo e da desburocratização de processos.

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