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Quais os passos para adotar uma gestão baseada em processos?

Quais os passos para adotar uma gestão baseada em processos?

Adotar processos transparentes que facilitem na tomada de decisão e melhorem resultados, tem sido a busca de equipes que já perceberam a necessidade de se organizar para expandir.

Mas embora saibam da importância, a dificuldade está em saber por onde e como começar.

Esse artigo traz um conjunto de passos, que busca apoiá-los a trilhar um caminho sem volta, para que seu negócio tenha um processo de excelência e seus resultados melhorem.

PASSO 1 - Se conheça

  • O que você entrega ao seu cliente hoje?
  • Como você entrega o que promete ao seu cliente?

Saber disso é primordial e norteará todos os próximos passos.

Nesse primeiro momento, você talvez já perceba que esse ponto não esteja claro a todos os envolvidos e que precisa avaliar e definir, claramente, o que chamamos de Proposta de valor.

PASSO 2 - Mapeie

Adote uma metodologia ou ferramenta (pode adotar BPM - Business Process Management, no Bizagi. Falar sobre isso daria outro post, então só será citado).

Nesse passo mapear não consiste em ir setor por setor levantando o que cada um faz, isso é fácil, mas mapear PONTA-A-PONTA, ou seja, identificar um fluxo do inicio ao fim. Por exemplo, o momento que o cliente entra na sua loja até ele ir embora.

Não adianta só levantar o que faz e quem faz, mas qual o motivo de fazer.

Se você faz algo que ninguém vai usar, por exemplo, faz sentido continuar fazendo?

Outra questão é: Eu faço correto, mas não entrego nada ou faço mas, não sei para que? Então qual o sentido de fazer?

Dar um olhar lógico para o processo é fundamental, para levantar gargalos.

Faça de forma macro o mapeamento, no primeiro momento, para depois detalhar.

PASSO 3 - Detalhar e responsabilizar

Quando levantados os macro processos, esses podem ser detalhados em subprocessos até cair em nível de tarefa, ou seja, onde se identifica, como fazer e quem deve fazer.

Quando entendemos o que deve ser feito, conseguimos levantar quem pode fazer, rotulando papéis - agora não é mais o João, mas um operador de máquina que tenha essa formação e essa experiência -, por exemplo.

Nesse formato de trabalho, acabo sempre trazendo e falando um pouco sobre Holacracia (que podemos entender melhor em outro post), que caminha junto com a gestão por processos.

Nessa fase pode buscar identificar, além da tarefa e responsáveis, o que preciso para realizar a tarefa e o que eu gero para a próxima tarefa.

PASSO 4 - Avaliar sua organização

  • Cargos são mais importantes que resultados?
  • Toda a estrutura é departamentalizada?
  • Entregas sempre atrasadas, setores culpando outros setores?
  • Informações se perdem?
  • Retrabalho constante?
  • Há um padrão de qualidade institucionalizado?
  • Há resistência de membros da equipe em transparecer suas atividades? Em sair da zona de conforto? Em delegar?

Essas são questões que devem ser respondidas, a fim de, buscar melhorias já no processo.

Nessa fase devemos nos atentar ao "achismo", em gestão baseada em processos isso não existe, precisamos de evidências.

 

O QUE NÃO É MEDIDO NÃO É GERENCIADO!

 

A gestão em PROCESSOS não se baseia em “achismo”, utiliza informações relevantes como ponto de partida para decisões estratégicas do negócio.

PASSO 5 - Gerencie os processos

A gestão por processos busca cumprir as metas estabelecidas no planejamento estratégico da empresa com eficiência e eficácia. Por isso, ter uma estratégia clara é a base da gestão dos processos.

Possibilitando o entendimento das relações de causas e efeitos, entre os problemas e o real impacto ao longo da cadeia. 

PASSO 6 - Melhore seus processos

Mudar é uma necessidades, mas precisa ter uma causa, um motivo.

É necessário avaliar como o trabalho é realizado em contraste com o enfoque nos produtos ou serviços oferecidos aos clientes, para entender o que deve ser melhorado.

Focar na qualidade inquestionável, empregando processos eficientes e eficazes para produzir e vender, sempre te manterá em constante melhoria.

 

 

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