[ editar artigo]

Saiba mais sobre as vantagens da intranet

Saiba mais sobre as vantagens da intranet

A intranet é uma rede de computadores que funciona de forma idêntica à internet, porém, no primeiro caso, o acesso é realizado apenas por funcionários ou pessoal autorizado. Exemplos desse tipo de serviço não faltam, como páginas na web, serviços de e-mail, blogs, fóruns de discussão, agenda de compromissos ou informações internas na empresa. São muitos os serviços possíveis de serem implantados em uma rede interna.

As vantagens da intranet são inúmeras, como segurança, acesso imediato às informações da empresa e garantia de que somente as pessoas autorizadas estejam acessando as informações da empresa.

Como funciona uma rede de intranet

O funcionamento da intranet é exatamente igual ao da internet, ou seja, também é baseado no protocolo TCP/IP. A diferença está no fato de que, no caso da intranet, o acesso não é feito por qualquer pessoa.

Na intranet temos um computador central, chamado de servidor, que é o grande responsável pelo funcionamento desta rede. Esse computador precisa ter uma grande capacidade de armazenamento para guardar todas as informações da empresa. Além disso, precisa ser bastante rápido para fornecer as informações solicitadas de forma instantânea.

Esses computadores possuem softwares que gerenciam os serviços de rede, como os citados no início deste artigo. Além de um computador potente, o bom funcionamento da intranet depende de um profissional de TI, conhecido como administrador da rede ou então de uma empresa responsável pela administração destes serviços.

Quais os benefícios da intranet para a empresa?

Com uma intranet funcionando na empresa, todos os procedimentos internos acontecem de forma mais rápida e eficaz. Para você entender estes benefícios, vamos listar os principais deles, para que você veja o quanto uma rede interna de comunicação pode ser útil para a sua empresa.

  • Melhoria da comunicação interna

Como é a comunicação dentro da sua empresa? Você consegue atingir apenas os funcionários envolvidos em uma determinada ação? Todos eles recebem as comunicações?

Um dos objetivos da intranet é fazer com que o público certo seja atingido. Você vai conseguir enviar para um setor específico todas as políticas que envolvem seus funcionários.

A notificação de treinamentos e avisos é feita de forma muito mais eficaz. Quando você coloca um cartaz com um aviso na parede, dificilmente ele é lido por todas as pessoas que você quer atingir.

Se você deixa uma mensagem permanente na sua intranet, a primeira tela que seu funcionário irá olhar é o aviso. Não tem como ele não visualizar ou acabar se perdendo como ocorre nos correios eletrônicos. Será o fim da desculpa de que seu funcionário não recebeu o e-mail com a respectiva informação.

Outro ponto de eficiência na comunicação da intranet é o chat online, possível de ser implantado entre os funcionários.

  • Compartilhamento de recursos

Quantas vezes você desejou envolver seus funcionários, mas não tinha estrutura para isso?

A partir de uma intranet, você conseguirá montar um blog interno, com todas as notícias da empresa. Nele será possível colocar vídeos com lançamentos de produtos e compartilhar formulários, que poderão ser acessados de forma instantânea pelos funcionários.

  • Ganho de tempo

Um ditado antigo diz que tempo é dinheiro. Para a sua empresa, isso funciona também? Você ganharia mais se os seus funcionários produzissem mais? É claro que sim!

Com uma intranet, os processos administrativos e burocráticos que antes eram tão demorados, tornam-se muito rápidos.

Um documento que deveria ser preenchido, assinado, protocolado e entregue em determinado setor é realizado de forma automática. Basta preencher um formulário online e encaminhar para onde você quiser.

  • Pesquisa mais rápida

Ainda falando de produtividade, as pesquisas, que antes seriam feitas em arquivos, passam a ser realizadas de forma online e automatizadas. Se você está atrás de um documento, basta digitar uma palavra-chave para encontrá-lo na hora.

  • Economia

Quanto papel você gasta hoje? Aqui não entra apenas uma questão financeira, mas também ecológica. Além da sua consciência como empresário, isso pode ser muito bom para a imagem da sua empresa.

Quando passamos a utilizar tudo de forma eletrônica, os papéis acabam sendo utilizados apenas em caso de emergência. O funcionário não vai mais imprimir páginas e páginas de documentação para estudar determinada norma da empresa. É só acessar o arquivo e ler de forma online.

Até mesmo os formulários vão deixar de ser impressos.

  • Unifica os processos de trabalho

Se você já tem um sistema de workflow, BPM ou ERP, a intranet só trará ganhos para a sua empresa. Todos esses sistemas poderão ser integrados de forma que um formulário disponível na sua rede interna possa ser transmitido de maneira automatizada pelo workflow, por exemplo.

  • Colaboração social

Se você acha que seus funcionários não são engajados com as notícias que envolvem sua empresa, você verá esse quadro se modificar após a implantação da intranet.

Quando uma nova matéria interna é publicada, os funcionários têm a opção de compartilhar, curtir e comentar sobre determinado acontecimento. E isso gera muito envolvimento entre as pessoas.

Seus colaboradores vão passar a se interessar mais sobre o que acontece na sua empresa e querer emitir a opinião deles sobre isso.

  • Redução do uso do e-mail

O uso do e-mail corporativo é uma ferramenta antiga e continua sendo muito útil. O problema acontece quando queremos fazer uma comunicação para várias pessoas. É comum que um funcionário responda para todos, enquanto que outro responda apenas para o remetente. Isso faz com que a comunicação completa se perca.

Uma das ferramentas que podem resolver isso e que está disponível na intranet é o uso de fórum de discussão. O chefe de um departamento pode criar um novo tópico e liberar o acesso apenas para um determinado número de funcionários. Assim, toda a informação compartilhada fica mais fácil de ser visualizada e as mensagens não se perdem.

É caro instalar uma intranet?

Não podemos dizer que não há custos na implantação de uma intranet, afinal de contas, há toda uma estrutura que precisa ser montada. São profissionais específicos ou, até mesmo, uma empresa na área que precisarão ser contratados para gerenciar o seu sistema.

Porém, nos exemplos citados anteriormente, você já deve ter percebido a economia que poderá ser gerada. Você vai eliminar os custos com treinamentos presenciais, com a impressão de papéis, irá ganhar rapidez e eficiência nos processos internos da empresa. Tudo isso vai gerar mais lucros.

Em outras palavras, podemos dizer que a implantação da intranet vai se pagar em pouco tempo de uso.

Ficou interessado em implantar uma intranet na sua empresa? Curta e comente esse post. Continue navegando pela Comunidade Sebrae para ficar por dentro de tudo que acontece no mundo do empreendedorismo.

Comunidade Sebrae
Ler matéria completa
Indicados para você