Você sabe quais são os tipos de notas fiscais e quando emitir?

A emissão de notas fiscais é uma obrigação para todos os comerciantes. Dessa forma, é crucial que o futuro empresário saiba tudo sobre as opções de notas fiscais que estão em circulação. E como são tantos os tipos de notas, é comum que esse tema gere muitas dúvidas a quem pretende montar um negócio próprio. Os questionamentos aumentaram, principalmente depois da instauração do SPED (Sistema Público de Escrituração Contábil), programa que trouxe diversos novos nomes de documentos e notas fiscais.

E para quem não sabe o que é SPED Fiscal ou EFD (Escrituração Fiscal Digital), ele veio para unificar as atividades de recebimento, armazenamento, validação e, também, autenticação de documentos e livros integrantes da escrituração fiscal e contábil das pessoas jurídicas e dos empresários por fluxo único informatizado.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A nota fiscal eletrônica comum registra apenas as vendas de mercadorias e produtos, ou seja, de bens físicos entre as partes e é transmitida via internet. Dessa forma, essa nota refere-se à cobrança do Imposto de Mercadorias e Serviços (ICMS) e do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). A emissão da NF-e é feita junto à Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Sua validade se dá por assinatura digital (token).

Quando ou onde é usada

Ela é emitida por prestadores de serviço ou comerciante em geral, não apenas em vendas online como presenciais.

Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANF-e)

O DANF-e nada mais é do que uma versão mais simples da nota fiscal eletrônica. Ele agrupa as principais informações sobre a mercadoria despachada e deve ser enviado junto com o produto em todo o seu ciclo de entrega. Ela também conta com uma chave que permite o acesso a todos os dados da nota fiscal eletrônica.

As informações que constam no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica auxiliam na escrituração de transações documentadas pela NF-e e também podem substituir as notas fiscais de compensações de crédito.

Quando ou onde é usada

Utilizada nas mesmas ocasiões que a NF-e.

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Criada para substituir as notas de venda ao consumidor (a nota física) e o cupom fiscal, a NFC-e é muito semelhante à NF-e, se diferencia pela forma de emissão do cupom fiscal, digitalizada. Dessa forma, o cupom é enviado de maneira automática para a Secretaria da Fazenda no exato momento da venda, o que permite que o consumidor final confira todas as notas assim que forem emitidas.

Ela ainda possibilita ao cliente consultar a autenticidade da nota fiscal. Isso é feito com a impressão do DANFE da NFC-e para o cliente no momento da venda. O DANFE contém um código de barra do tipo QR Code, que será a chave de acesso para que o comprador verifique a autenticidade da nota acessando o portal da NFC-e.

Quando ou onde é usada

Essa nota é emitida em comércios como bares, padarias, farmácias, açougues, mini mercados, entre outros estabelecimentos comerciais.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica foi criada para substituir a Declaração de Serviço, que era obrigatória em municípios - por isso está ligada ao tributo municipal ISS, que é o imposto sobre serviços. A emissão da NFS-e é feita na prefeitura onde estiver inscrito o CNPJ da empresa.

Quando ou onde é usada

Essa nota fiscal é usada para comprovar a prestação de serviços de uma empresa para outra, bem como de empresas para pessoas físicas. Ela atende vários tipos de PMEs, microempreendedores individuais (MEIs) e demais profissionais autônomos, como médicos, advogados, psicólogos, nutricionistas, publicitários, arquitetos, entre outros.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Como o próprio nome já diz, a nota Conhecimento de Transporte Eletrônico é expedida nos transportes de cargas por diversos meios (rodoviário, aéreo, ferroviário e fluvial). Seu grande benefício é diminuir as desconformidades dos produtos que são transportados entre o ponto de saída e o de entrega da mercadoria. Com isso, tem-se aumentada tanto a legalidade quanto a eficiência de todo o processo de transplante.

A nota fiscal CT-e também checa as alíquotas de ICMS durante os transportes interestaduais, ou seja, entre um estados e outro.

Quando ou onde é usada

Como mencionado no início do tópico, sua emissão é feita para o transporte de cargas por vias variadas.

Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)

O Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos foi desenvolvido para juntar informações complexas e ajudar no trabalho do Fisco. O MDF-e consegue se integrar a diversos documentos em uma unidade de carga única, referindo-se, assim, a uma única operação.

Quando ou onde é usada

Essa nota fiscal é utilizada pelas transportadoras interestaduais que realizam suas entregas com mais de uma NF-e ou mais de um CT-e.

Nota Fiscal de Venda ao Consumidor (física)

A nota fiscal tradicional, no formato físico, está caindo em desuso com o advento dos modelos eletrônicos (todos os apresentados acima), mas ainda é usada em alguns casos, como em municípios que ainda não implantaram a NFS-e e para as companhias que não são obrigadas a emitir a NFC-e.

Quando ou onde é usada

Nos casos citados acima.

Documento de Arrecadação de Receitas Federais (Darf)

Existem dois tipos de Darf

1. Darf Comum

Esse é o principal modelo de documento usado para fazer a arrecadação de impostos, tanto de pessoas físicas quanto de jurídicas. Os tributos que mais usam o Darf Comum são os impostos de importação de produtos trazidos do exterior e do PIS em cima do faturamento do negócio.

2. Darf Simples

Este tipo está em desuso desde a Lei Complementar 139 de 2011. O Darf Simples era usado por pessoas físicas, para recolherem impostos de maneira unificada, como PIS/PASEP, ICMS, IPI e Cofins. Hoje em dia, ele recebe o nome de DAS (Documento de Arrecadação Simples).

Quando ou onde é usado

O Darf é um documento utilizado para pagar débitos de natureza não previdenciária inscritas na Dívida Ativa da União, bem como para pagar valores parcelados e, segundo a Lei 11.941 de 2009, para o quita débitos previdenciários, desde que estejam registrados em DAU.

Acima elencamos todos os tipos de notas fiscais e quando elas devem ser usadas. Ressaltamos que a nota fiscal é extremamente importante, pois trata-se de um documento que comprova que uma companhia realizou uma venda ou então prestou algum serviço. Além disso, é importante que você saiba que as companhias podem emitir vários tipos de nota fiscal de acordo com a sua atividade econômica.

Agora que você já conhece os tipos de notas fiscais, navegue pelo site do Clube Sebrae e fique por dentro de outros conteúdos. Você pode, também, escrever um post e compartilhar sua experiência!