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Você sabe o que um profissional de eventos é capaz de fazer?

Você sabe o que um profissional de eventos é capaz de fazer?

Existem eventos para os quais é necessário apenas ter um local, alguém para apresentar um conteúdo e algumas cadeiras. Mas nem sempre é tão simples assim.

Para realizar um evento corporativo - vamos tomar como exemplo uma convenção, na qual a empresa anfitriã convida palestrantes - precisa-se de um local com estrutura adequada, gerenciamento de convidados, inscritos e presentes, alimentação (se necessário), som, luz, projeção, transmissão (muito importante nos eventos online), tradução simultânea (se necessário), além de comunicação e divulgação e muitos outros detalhes.

Muitas vezes, leva-se meses para planejar e executar um evento como este. E exige muitas habilidades do Produtor de Eventos – como é chamado o organizador do evento.

Neste período difícil pelo qual estamos passando, todos percebem o aumento nas taxas de desemprego. Arrisco dizer que os profissionais de eventos foram os mais impactados pela pandemia. Há muitíssimos profissionais e, especialmente de eventos, buscando recolocação. E tenho percebido, por experiência própria, que o mercado atual não tem muita clareza sobre o real potencial desses candidatos. Então decidi, voluntariamente, enaltecer aqui algumas das habilidades de um Produtor de Eventos, que, na minha opinião, é o profissional mais multidisciplinar do mercado.

 

Atendimento 

É a primeira habilidade desenvolvida, pois o profissional precisa atender tanto ao cliente contratante, como fornecedores, profissionais freelances e, no dia do evento, aos convidados, sempre pensando na melhor experiência de todos os envolvidos.

Comunicação 

Seja oral ou escrita, é uma habilidade essencial para entender as necessidades do cliente contratante, expor com clareza as especificidades do serviço ao fornecedor a ser contratado conforme planejamento e ideias, compreender as necessidades técnicas do fornecedor, e assim garantir a execução do evento com excelência.

Organização

O profissional precisa lidar com uma quantidade imensa de informações, que serão recebidas pelos mais diversos meios (conversa ao vivo, e-mail, mensagem de texto ou de áudio etc.) Todas essas informações são valiosas e precisam ser lembradas ou problemas vão acontecer, mais cedo ou mais tarde.

Produtividade

O prazo sempre é limitado. Se o produtor não souber priorizar as demandas, imprevistos vão acontecer, inevitavelmente. O profissional deve entender o tempo de produção de cada item e priorizá-los de acordo para dar tempo de estarem prontos para o evento. Afinal, não adianta querer encomendar um caderno personalizado que levaria 5 dias para ser produzido, se o evento é amanhã.

Logística

Como o prazo e a verba são sempre limitados, fazer um bom plano de logística significa menos custos e mais agilidade. O produtor de eventos também é responsável por isso.

Planejamento Financeiro

Para que o cliente contratante do evento tenha plena consciência do quanto vai gastar, desenvolve-se um planejamento financeiro em planilha, com todos os detalhes de todos os serviços e produtos envolvidos. Um bom produtor é amigo do Excel.

Negociação

Conforme as ideias e adaptações vão surgindo, o produtor vai entrando em contato com os parceiros que têm condições de fazer aquilo acontecer. A chave aqui é encontrar quem preste o serviço com a melhor qualidade e o melhor preço, sempre com responsabilidade. Muitas vezes a verba é apertada, então vale negociar e ver como consegue chegar a um acordo.

Compras

Após chegar a um acordo com o cliente contratante e com o fornecedor em específico, é necessário confirmar a contratação, negociar o prazo de pagamento, receber nota fiscal, providenciar o pagamento com o financeiro e todos os detalhes para que aquela compra seja efetivamente realizada. Tudo isso é o produtor que faz, também.

Experiência do Cliente

Desde o momento em que o convidado recebe seu convite, este já está envolvido na experiência do evento. A equipe que está organizando o evento está sempre pensando em como será a experiência dos convidados. Convite, atendimento, confirmação de presença ou inscrição, recepção, o que vai acontecer durante o evento, enfim, tudo é experiência. E o convidado também é seu cliente, direta ou indiretamente.

Contratação e Demissão

Além dos fornecedores contratados para prestarem os serviços, o produtor também contrata profissionais freelances para compor a equipe, sejam outros produtores para a organização e coordenação do evento, ou equipe de serviços como recepção, segurança, limpeza e outros. Então é função do Produtor Master do evento recrutar esses profissionais.

Liderança

Dependendo do tamanho do evento, a equipe de produção envolve mais de 100 profissionais de diversas áreas. Direta ou indiretamente, o produtor precisa garantir que todos estejam bem, engajados e comprometidos com o objetivo em comum. Ensinar novas atividades, supervisionar serviços, resolver problemas e, até demitir alguém, tudo isso é responsabilidade do Produtor.

Pesquisa e Aprendizado

O planejamento do evento que detalha os serviços e a jornada do convidado, pode envolver coisas que o produtor não conhece a fundo, como estruturas cenográficas, produção de materiais diversos, comunicação visual, atividades únicas etc. O produtor precisa pesquisar e aprender, para assim poder se comunicar, encontrar e contratar um fornecedor com condições de atender ao evento (de acordo com o planejado e vendido ao cliente contratante), bem como supervisionar e garantir a entrega do serviço com excelência.

Solução de Problemas e Imprevistos

Um evento sempre terá imprevistos, por melhor que tenha sido o planejamento e organização. Um bom produtor sempre terá contatos na manga e ideias na cabeça prontas para serem executadas em caso de algum “incêndio” (que pode até envolver fogo).

Claro que dependendo do evento, do tamanho e dos detalhes, contrata-se uma equipe de 2 ou mais produtores, para que cada um cuide de uma área em específico. Existem produtores especializados em diversas áreas, como estruturas cenográficas, serviços de audiovisual, logística e outras.

Mas independentemente disso, um bom produtor de eventos entende um pouco de cada área. E se ele não entende, ele com certeza saberá a quem recorrer.

E então, concorda ou não que um profissional de eventos é multidisciplinar? Você já contratou alguém com experiência em eventos antes? Bora contratar?

 


Créditos da imagem deste post:

Evento: Agrinho 2015 | Cliente Contratante: Sistema FAEP - SENAR/PR | Realização: Remix Promo Criativa (Curitiba/PR)

Gestão de Pessoas e Liderança

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