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Como diminuir as faltas dos pacientes e melhorar o aproveitamento da agenda

Como diminuir as faltas dos pacientes e melhorar o aproveitamento da agenda

Post do consultor Luiz Alberto de Moraes Araujo, especialista em processos... 

 

Como todo profissional que trabalha com “horário agendado” queremos evitar as “janelas” no nosso dia a dia.

 Existe um texto que eu gosto muito de relembrar....

O Tempo é Gratuito, mas Tem Preço.

Você não pode ser seu Dono, mas pode Usá-lo.

Você não pode Guardá-lo, mas pode Investir.

Uma vez que você o tenha perdido

Você JAMAIS conseguirá tê-lo de volta.

Existem 86.400 segundos em um dia...

Mas isso não significa nada se você não souber como usá-los.

Faça valer a pena!

 

 Pois então, como aproveitar melhor o dia, aproveitar a agenda e diminuir a ausência de nossos clientes?

 A melhor dica que posso lhes dar é PLANEJAMENTO.

 Normalmente, quem organiza a nossa agenda, é uma assistente ou secretária. E ela utiliza o bom senso, e não técnica. Cobramos a agenda “cheia”, pois assim nos sentimos úteis e ocupados.

 Porém é a maneira correta “fecharmos” totalmente o dia?

 Quando ocorre algum atraso, gera stress, impaciência, mau atendimento etc.

  Portanto, algumas dicas importantes:

  1. Monte sua agenda de acordo com o tipo de atendimento.
    1. Se você tem um atendimento que necessita de mais tempo, intercale com um que irá demandar menos tempo cada consulta é diferente, e definir um tempo exato para cada uma é impossível,
    2. Coloque pequenos intervalos entre um atendimento e outro.
  2. Confirme consultas com antecedência
    Pacientes faltantes podem prejudicar o andamento das consultas. Por isso, procure sempre confirmar a consulta com eles com um ou dois dias de antecedência.

Isso pode ajudar a diminuir as faltas por esquecimento ou organizar outros pacientes que podem vir a ser atendidos para preencher a lacuna dos faltantes. Mande lembretes via WhatsApp ou faça uma ligação — o que for mais ágil.

3) Conte com a tecnologia
Deixe de lado os apontamentos, as agendas e as fichas em papel. Na era digital, esse tipo de controle está cada vez mais obsoleto, e futuramente isso não deverá mais fazer parte de empresas de saúde.

Como a tecnologia está modificando todos os processos, apostar em tecnologia é fundamental para tornar o dia a dia de sua clínica mais eficaz.

Existem ferramentas de agendamento digital que são bastante práticas. Com elas, é possível marcar e desmarcar consultas, fazer anotações, enviar notificações, personalizar datas de acordo com a disponibilidade do médico, entre outras funções. Tudo é feito de forma rápida e integrada entre profissionais de toda a clínica.

Esses softwares possuem custos relativamente acessíveis. Há versões online que não exigem a instalação de nenhum programa e versões mobile que geram mais autonomia para marcação de consultas de onde o paciente estiver.

  1. Treine seus funcionários

A necessidade de treinamento em qualquer ferramenta é extremamente importante, se algum dia você ouvir a frase “eu não sabia”, o erro não está em quem executa e sim no gestor da empresa.

  1. Emita relatórios semanais

Controlar através de indicadores, é a melhor forma de aumentar seus resultados, crie um indicador de horas usadas x horas disponibilizadas e discuta o mesmo com seus colaboradores.

BOA SORTE !!!

 

Luiz Alberto de Moraes Araujo

Consultor e instrutor

lalberto@sercomtel.com.br

Saúde é nosso negócio

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Simone Millan
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Administradora. Especialista em Empreendedorismo, Finanças e Comunicação com o Mercado. Consultora e gestora de Projetos do Sebrae Paraná.

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